Как сделать в excel график работы сотрудников: Как сделать в excel график работы сотрудников Excelka.ru

Содержание

Шаблон посменного графика работы — Условное форматирование — Excel — Каталог статей

Я уже делился с уважаемыми читателями своими наработками по поводу табеля рабочего времени. А сегодня я предлагаю вашему вниманию график планирования посменной работы отдела. Он будет полезен для структур, которые работают в режиме 24 x 7 или около того, и вынуждены работать сменами. Это всяческие службы поддержки, кол-центры и т.п.

Ко мне обратилась моя бывшая коллега с просьбой помочь усовершенствовать тот график планирования посменной работы, который достался ей в наследство. Он не предусматривал никакой автоматизации, всё считалось чуть ли не пальцем по экрану, а процесс планирования занимал массу времени. Я согласился помочь, а поскольку шаблон вышел вроде бы удачным, то решил его выложить на всеобщее обозрение.

Шаблон сделан на основе уже упоминаемого табеля рабочего времени, унаследовав все его положительные свойства. Он является хорошей иллюстрацией к более-менее зрелому использованию условного форматирования, и, хотя я не собираюсь подробно описывать, что и как там устроено, но готов ответить на все ваши вопросы по его устройству, если таковые появятся.

Файл для скачивания

Версия 1.01 (описываемая в статье)
Версия 1.03 (незначительно усовершенствованная)

Функционал

  • Встроенный универсальный календарь.

    Вам не придётся думать сколько дней в феврале 2016 года, уточнять с какого дня недели начинается месяц и тому подобное. Всё, что вы должны сделать, чтобы получить правильную заготовку нужного вам месяца, это указать год и месяц. Субботы и воскресенья выделяются серым, что позволяет вам легко ориентироваться в днях недели.

  • Выделение праздников.

    Шаблон отметит красным фоном все праздники, которые вы перечислите на листе Настройки.

  • Выбор смены из справочника.

    Вид смены выбирается строго из списка, что избавляет вас от ошибок ввода.

    Смены описаны в Настройках в специальной таблице. Можно удалить лишние и добавить свои.

  • Смены автоматически выделяются цветом.

    Поскольку всё форматирование реализовано через условное форматирование, то есть оно не хранится непосредственно в ячейках, то это очень удобно, так как ячейки можно копировать и удалять, на заботясь, что остатнутся следы от предыдущей смены.

  • Подсчёт смен и часов по человеку.

    Автоматически подсчитывается по каждому человеку отработанное количество смен и количество рабочих часов.

  • Учёт рабочего времени за день.

    За каждый день подсчитывается количество отработанных смен, часов, количество больных сотрудников, сотрудников в отпусках и сотрудников, находящихся во внеочередных выходных (если сотрудник работает 2 дня по 11 часов, то вы ему обязаны дать 2 выходных дня непосредственно после этих рабочих смен).

  • Подсчёт количества сотрудников по часам суток.

    Тем, кто обеспечивает работу в режиме 24 х 7 важно знать сколько сотрудников будет работать в каждый конкретный час, чтобы балансировать нагрузку на отдел и уровень сервиса. Известно, например, что максимальное количество звонков поступит с 10 утра до 17 вечера и надо, например, иметь 5 специалистов, чтобы справиться с этой нагрузкой, а с 19:00 до 7:00 утра хватит одного дежурного специалиста. Для этого предназначена панель подсчёта сверху шаблона. Она отображает ситуацию того дня, в столбце которого вы стоите. Кстати, нулевые значения выделяются, чтобы бросались в глаза.

  • Два внеочередных выходных.

    Как мы уже упоминали, если сотрудник отработал 2 смены подряд по 11 часов, то вы по закону должны предоставить ему 2 выходных подряд сразу после этих двух смен. В шаблон встроен автоматический механизм контроля этой ситуации. Если вы не предоставили сотруднику 2 выходных после таких смен, то фамилия сотрудника подсвечивается красным. Единственная проблема возникает на границе месяца, но я с ней ничего не могу поделать.

  • Автоформатирование поля календаря и скрытие/показ строк.

    При внесении новой фамилии шаблон автоматически расширяется на одну строку (строка станровится видимой). При удалении фамилии сотрудника через клавишу Delete (рекомендуемый способ) автоматически очищается имя и смены, поэтому будьте осторожны!

Желаю приятного использования 🙂

Читайте также:

Как в excel сделать график работы

График дежурств, рабочих смен в Excel.

​Смотрите также​​ т.д. Возможности Excel​ ​ функции. В нашем​​ – справа.​Графики, диаграммы в Excel​.​
​ другую программу или​ по умолчанию используется​ при создании графика,​ и нажмите стрелку​
​Если готовые комбинированные диаграммы​(Charts) на вкладке​ столбцах используются для​ этом деле новичок,​В новом окне поставить​ сделать график дополненным.​
​биржевые;​Можно​ разнообразны. Вполне достаточно,​ примере: =A2*(КОРЕНЬ(A2)-2). Нажимаем​Улучшим изображение – подпишем​ можно комбинировать, добавлять​Изменить вид диаграммы​ приложение и вставьте​
​ обычная гистограмма. Чтобы​ сохраните загруженный шаблон​ рядом с ним.​ не совсем подходят,​Вставка​ создания подписей оси​
​ то сможете создать​ отметку около «минимальное​Стандартного шаблона для того,​поверхность;​​в Excel​ чтобы наглядно изобразить​ «Ввод». Excel посчитал​ оси. «Макет» –​​ в них другие​ так: конструктор ->​ туда диаграмму. Вы​
​ изменить формат диаграммы​ как​ Панель настройки параметров​ то выберите вариант​(Insert) Ленты меню.​ Y.​ свой первый график​
​ значение» и «максимальное​ как сделать график​кольцевой;​сделать график рабочих смен​
​ разные типы данных.​ значение. «Размножаем» формулу​ «Название осей» –​ данные,​ тип -> изменить​ можете найти еще​ по умолчанию, выполните​.crtx​ диаграммы появится справа​Пользовательская комбинация​В целом, всё готово.​Для примера построим график​ в течение нескольких​ значение» в текстовые​ такого типа, в​лепестковый;​, выделив рабочие дни​Примеры создания и​ по всему столбцу​
​ «Название основной горизонтальной​т.д. Подробнее об​ тип диаграммы.​ несколько способов для​ следующие действия:​файл в папке​ от рабочего листа,​

excel-office.ru>

Как сделать график: пошаговая инструкция, советы и рекомендации

​(Custom Combination) –​ Диаграмма вставлена на​ на основе следующей​ минут и сделать​ поля вписать значения​ Microsoft Excel нет.​пузырчатый.​ цветом ячеек и/или​ настройки графиков или​ (потянув за правый​ (вертикальной) оси»:​ этих приемах читайте​Диаграмму, график можно перевернуть,​ экспорта диаграмм в​Нажмите кнопку​Charts​ здесь можно выбрать​

Разновидности графиков в Microsoft Excel 2007

​ последний в списке​ текущий рабочий лист.​ таблицы.​ его именно таким,​ из третьего шага.​

  • ​ Но можно воспользоваться​
  • ​В Excel они объединены​
  • ​ шрифта.​
  • ​ диаграмм для визуализации​
  • ​ нижний угол ячейки).​
  • ​Заголовок можно убрать, переместить​
  • ​ в статье «Как​
  • ​ повернуть. Как это​
  • ​ данной статье —​
  • ​Просмотр всех диаграмм​

​:​ нужные параметры:​ со значком пера,​ Вот такая объёмная​Выберите все данные, которые​ как нужно.​Поставить отметку около «Цена​ одним из стандартных,​ в 10 групп.​Можно выделить цветом​ данных отчетов. Возможность​ Таблица с данными​ в область графика,​ сделать диаграмму в​ сделать, смотрите в​

Изготовление графика

​ Как сохранить диаграмму​(See All Charts)​C:\Users\Имя_пользователя\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Charts​Надеемся, что этот краткий​ и настройте желаемый​ гистограмма у нас​ нужно включить в​Диаграммы Excel – основные​ основных делений» и​ построив его по​ В каждой из​ субботы, воскресенья, праздники.​ создания инфо-графики стандартными​ готова.​ над ним. Изменить​ Excel».​ статье «Как перевернуть,​ Excel как картинку.​

​ в правом нижнем​C:\Users\Имя_пользователя\AppData\Roaming\Microsoft\Шаблоны\Charts​ обзор функций по​ тип диаграммы. Не​ получилась:​

  • ​ диаграмму Excel. Выберите​ понятия​ в текстовое поле​ специально подготовленным данным.​ последних присутствует от​ Здесь показаны образцы​ средствами с примерами​Переходим на новый лист​ стиль, сделать заливку​Пример создания и​ повернуть диаграмму в​Так создаются диаграммы в​
  • ​ углу раздела​Чтобы создать диаграмму в​ настройке диаграмм помог​

​ забудьте включить построение​График выглядит уже хорошо,​ заголовки столбцов, которые​Создаем диаграмму в Excel​ вписать какое-либо число.​Подготовка заключается в следующем:​ 2 до 16​ нескольких графиков.​ на картинках и​ (можно остаться и​ и т.д. Все​ применеия графика смотрите​ Excel» тут.​ Excel. Надеюсь, этот​

Дополнение ранее созданного графика

​Диаграммы​ Excel из шаблона,​ Вам получить общее​ по вспомогательной оси​ и все же​ хотите видеть в​Создаем комбинированную диаграмму​

​ применение графика, таблицы​Закладка «Макет» -​ диаграмм оказался полезным.​

Ступенчатый график

​В диалоговом окне​Вставка диаграммы​ как можно настраивать​ рядов данных.​ настроек и улучшений,​ в качестве подписей​Сохраняем диаграмму как шаблон​ на графике.​

​ первом должны дважды​ во вкладке «Вставка»​ условного форматирования график,​ в Excel

Как сделать в excel график работы сотрудников

Как сделать график: пошаговая инструкция, советы и рекомендации

​Смотрите также​ ещё один идентификатор​V​Алиса Иванова​ решения на форуме​karmen185​Как расчитать комиссионные​ в Excel» здесь.​ шаблоном. При необходимости​ чтобы правильно считать​К сожалению, этот способ​ вписать какое-либо число.​Под графиком добавить расшифровку​ графика работы 2:ручной​ требуемые значения.​Выбрать один из вариантов​ Вставка предустановленного шаблона​

Разновидности графиков в Microsoft Excel 2007

​Табличный процессор Microsoft Excel​ для отделения одного​: в лоб. =ВПР(C13;$AH$19:$AI$25;2;0)​: Добрый день! Помогите,​ вознаграждение беру только​

  • ​: _Boroda_, возник небольшой​
  • ​ и премию сотрудникам,​
  • ​Такой автоматический гарфик​
  • ​ можно вручную менять​
  • ​ время. Например:​
  • ​ можно ограниченно использовать​
  • ​ Оно обозначает количество​
  • ​ цветов.​
  • ​ и автоматический. Первый​
  • ​После завершения выделения снова​

​ исполнения и нажать​ из этого подраздела​ – это многофункциональное​ от другого, иначе​Алиса *​ пожалуйста! Есть график​ поцелуями. Так что,​ вопрос. Изменив начальное​ читайте в статье​ смен можно скачать​ количество отработанных часов​8:15​ для создания рабочего​ дней между отметками​Главное преимущество автоматического способа​

Изготовление графика

​ способ достаточно прост,​ нажать на кнопку​ него.​ – обязательный шаг​ приложение, позволяющее автоматизировать​ как сисема должна​: СПАСИБО ОГРОМНОЕ! Я​ сотрудников. Некоторые сотрудники​ при случае …​ положение с помощью​ «Функция сравнения в​ здесь.​ по конкретному человеку.​.​ графика на предприятии.​ на графике.​ того, как сделать​ так как в​

​ в правой части​Новый график появится рядом​ любого способа того,​ обработку цифровой информации​ их различать?​

  • ​ пробовала и ВПР​ работают 8 часов,​karmen185​ коэф. n, получила​ Excel» здесь.​Можно сделать несколько​Табель настроен так,​Подробнее смотрите в​ Но с его​Выделить левый блок с​ график, перед ручным​ нем нем не​
  • ​ окошка и нажать​ или поверх данных​ как сделать график​

​ (инженерные расчеты, решение​Алиса *​ и ИНДЕКС, но​ некоторые 10, 11​: Александр, опять появилась​ график работы для​Как копировать готовый​ разных бланков в​ что распечатывается на​ статье «Как посчитать​ помощью можно составить​ фамилиями и в​ состоит в том,​ используется вставка диаграмм.​

Дополнение ранее созданного графика

​ на «Ок» в​ для него. Чтобы​ в «Эксель».​ задач, бухгалтерская документация).​: Извините, выслала вам​ никак не получалось!​ ,12 и т.д.​

​ ПКМ, выбрать подпункт​ одного из значений​ следующем:​

Ступенчатый график

​В этом и заключается​ другую часть листа,​ разделить на 2​ понимания «того, что​ графику работы соответствует​Алиса *​ так, чтобы в​ дней меньше 31,​

​ ли упростить формулу​ в статье «Копирвать​ получится программа в​ для кого -​ табеля, можно заполнить​Microsoft Excel это мощный​ «Формат оси».​ меняется он строится​Заполнить ячейки в столбце​ способ того, как​

​ нужно навести курсор​ этапа: подготовка цифровой​ говорят цифры» требуется​ только одна продолжительность​: А как исправить​ зависимости от того,​

Как сделать график работы в Excel

​ появляется ошибка на​ для одной смены?​ бланк из Word​ Excel. Смотрите образец​ то это мелко,​ первую строку, затем​ инструмент для работы​В новом диалоговом окне​ программой заново.​ фамилиями сотрудников.​ сделать график дополненным.​ на границу (он​ информации и построение.​ визуализировать их. Наиболее​ смены, например если​

  • ​ если суббота с​ какая цифра поставлена​
  • ​ следующей дате после​ Большое спасибо!​ в Excel».​ такой программы в​ можно изменить настройки.​ копировать вниз по​
  • ​ с числами. Также​ нужно поставить отметки​Чтобы создать график дежурств,​Выделить ряд ячеек над​Стандартного шаблона для того,​ должен изменить форму​ Первый не особо​ подходящий для этого​ смена 8 часов,​
  • ​ воскресеньем выходной, формула​ в первом графике​ 30, в феврале​_Boroda_​
  • ​karmen185​ статье «Табель, ведомость,​Как настроить таблицу​ табелю, вносить поправки​ он позволяет сделать​ около строчек «Обратный​ нужно выполнить следующий​
  • ​ первой фамилией первого​ как сделать график​ на крестик с​ сложный – в​ способ – диаграммы​

​ то график 9-17.​ вычисляет Н/Д, как​

Автоматическое создание графика дежурств

​ (8,10,11,12 и т.д.)​ после 28. У​: Не понял вопрос.​: Добрый день. Интересует​ расчетный лист в​ для печати, смотрите​ по больничным листам,​ графики, как один​

​ порядок категорий» и​ алгоритм:​ работника и заполнить​

  • ​ такого типа, в​ 4 стрелками, направленными​ нем требуется последовательно​ и графики. Как​
  • ​ Но вот если​ это убрать? Можно​
  • ​ во втором графике​ меня ничего не​Смотрите два варианта.​ следующий вопрос: возможно​ Excel» тут.​ в статье «Печать​ отпуску, др.​ из способов их​

Как сделать таблицу графика работы в excel?

Таблицы в Excel представляют собой ряд строк и столбцов со связанными данными, которыми вы управляете независимо друг от друга.

Работая в Excel с таблицами, вы сможете создавать отчеты, делать расчеты, строить графики и диаграммы, сортировать и фильтровать информацию.

Если ваша работа связана с обработкой данных, то навыки работы с таблицами в Эксель помогут вам сильно сэкономить время и повысить эффективность.

Как работать в Excel с таблицами. Пошаговая инструкция

Прежде чем работать с таблицами в Эксель, последуйте рекомендациям по организации данных:

  • Данные должны быть организованы в строках и столбцах, причем каждая строка должна содержать информацию об одной записи, например о заказе;
  • Первая строка таблицы должна содержать короткие, уникальные заголовки;
  • Каждый столбец должен содержать один тип данных, таких как числа, валюта или текст;
  • Каждая строка должна содержать данные для одной записи, например, заказа. Если применимо, укажите уникальный идентификатор для каждой строки, например номер заказа;
  • В таблице не должно быть пустых строк и абсолютно пустых столбцов.

1. Выделите область ячеек для создания таблицы

Выделите область ячеек, на месте которых вы хотите создать таблицу. Ячейки могут быть как пустыми, так и с информацией.

2. Нажмите кнопку “Таблица” на панели быстрого доступа

На вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица”.

3. Выберите диапазон ячеек

В всплывающем вы можете скорректировать расположение данных, а также настроить отображение заголовков. Когда все готово, нажмите “ОК”.

4. Таблица готова. Заполняйте данными!

Поздравляю, ваша таблица готова к заполнению! Об основных возможностях в работе с умными таблицами вы узнаете ниже.

Форматирование таблицы в Excel

Для настройки формата таблицы в Экселе доступны предварительно настроенные стили. Все они находятся на вкладке “Конструктор” в разделе “Стили таблиц”:

Если 7-ми стилей вам мало для выбора, тогда, нажав на кнопку, в правом нижнем углу стилей таблиц, раскроются все доступные стили. В дополнении к предустановленным системой стилям, вы можете настроить свой формат.

Помимо цветовой гаммы, в меню “Конструктора” таблиц можно настроить:

  • Отображение строки заголовков – включает и отключает заголовки в таблице;
  • Строку итогов – включает и отключает строку с суммой значений в колонках;
  • Чередующиеся строки – подсвечивает цветом чередующиеся строки;
  • Первый столбец – выделяет “жирным” текст в первом столбце с данными;
  • Последний столбец – выделяет “жирным” текст в последнем столбце;
  • Чередующиеся столбцы – подсвечивает цветом чередующиеся столбцы;
  • Кнопка фильтра – добавляет и убирает кнопки фильтра в заголовках столбцов.

Как добавить строку или столбец в таблице Excel

Даже внутри уже созданной таблицы вы можете добавлять строки или столбцы. Для этого кликните на любой ячейке правой клавишей мыши для вызова всплывающего окна:

  • Выберите пункт “Вставить” и кликните левой клавишей мыши по “Столбцы таблицы слева” если хотите добавить столбец, или “Строки таблицы выше”, если хотите вставить строку.
  • Если вы хотите удалить строку или столбец в таблице, то спуститесь по списку в сплывающем окне до пункта “Удалить” и выберите “Столбцы таблицы”, если хотите удалить столбец или “Строки таблицы”, если хотите удалить строку.

Как отсортировать таблицу в Excel

Для сортировки информации при работе с таблицей, нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

В окне выберите по какому принципу отсортировать данные: “по возрастанию”, “по убыванию”, “по цвету”, “числовым фильтрам”.

Как отфильтровать данные в таблице Excel

Для фильтрации информации в таблице нажмите справа от заголовка колонки “стрелочку”, после чего появится всплывающее окно:

  • “Текстовый фильтр” отображается когда среди данных колонки есть текстовые значения;
  • “Фильтр по цвету” также как и текстовый, доступен когда в таблице есть ячейки, окрашенные в отличающийся от стандартного оформления цвета;
  • “Числовой фильтр” позволяет отобрать данные по параметрам: “Равно…”, “Не равно…”, “Больше…”, “Больше или равно…”, “Меньше…”, “Меньше или равно…”, “Между…”, “Первые 10…”, “Выше среднего”, “Ниже среднего”, а также настроить собственный фильтр.
  • В всплывающем окне, под “Поиском” отображаются все данные, по которым можно произвести фильтрацию, а также одним нажатием выделить все значения или выбрать только пустые ячейки.

Если вы хотите отменить все созданные настройки фильтрации, снова откройте всплывающее окно над нужной колонкой и нажмите “Удалить фильтр из столбца”. После этого таблица вернется в исходный вид.

Как посчитать сумму в таблице Excel

Для того чтобы посчитать сумму колонки в конце таблицы, нажмите правой клавишей мыши на любой ячейке и вызовите всплывающее окно:

В списке окна выберите пункт “Таблица” => “Строка итогов”:

Внизу таблица появится промежуточный итог. Нажмите левой клавишей мыши на ячейке с суммой.

В выпадающем меню выберите принцип промежуточного итога: это может быть сумма значений колонки, “среднее”, “количество”, “количество чисел”, “максимум”, “минимум” и т.д.

Как в Excel закрепить шапку таблицы

Таблицы, с которыми приходится работать, зачастую крупные и содержат в себе десятки строк. Прокручивая таблицу “вниз” сложно ориентироваться в данных, если не видно заголовков столбцов. В Эксель есть возможность закрепить шапку в таблице таким образом, что при прокрутке данных вам будут видны заголовки колонок.

Для того чтобы закрепить заголовки сделайте следующее:

  • Перейдите на вкладку “Вид” в панели инструментов и выберите пункт “Закрепить области”:
  • Выберите пункт “Закрепить верхнюю строку”:
  • Теперь, прокручивая таблицу, вы не потеряете заголовки и сможете легко сориентироваться где какие данные находятся:

Как перевернуть таблицу в Excel

Представим, что у нас есть готовая таблица с данными продаж по менеджерам:

На таблице сверху в строках указаны фамилии продавцов, в колонках месяцы. Для того чтобы перевернуть таблицу и разместить месяцы в строках, а фамилии продавцов нужно:

  • Выделить таблицу целиком (зажав левую клавишу мыши выделить все ячейки таблицы) и скопировать данные (CTRL+C):
  • Переместить курсор мыши на свободную ячейку и нажать правую клавишу мыши. В открывшемся меню выбрать “Специальная вставка” и нажать на этом пункте левой клавишей мыши:
  • В открывшемся окне в разделе “Вставить” выбрать “значения” и поставить галочку в пункте “транспонировать”:
  • Готово! Месяцы теперь размещены по строкам, а фамилии продавцов по колонкам. Все что остается сделать – это преобразовать полученные данные в таблицу.

В этой статье вы ознакомились с принципами работы в Excel с таблицами, а также основными подходами в их создании. Пишите свои вопросы в комментарии!

Программа Microsoft Excel – очень мощный инструмент, благодаря которому можно создать большие таблицы с красивым оформлением и обилием различных формул. Работа с информацией облегчается именно из-за динамики, которая отсутствует в приложении Word.

В данной статье будет показано, как создать таблицу в Excel. Благодаря пошаговой инструкции с этим сможет разобраться даже «чайник». Поначалу начинающим пользователям это может показаться сложным. Но на самом деле, при постоянной работе в программе «Эксель» вы станете профессионалом и сможете оказывать помощь другим.

План обучения будет прост:

  • сначала рассматриваем различные методы создания таблиц;
  • затем занимаемся оформлением, чтобы информация была максимально наглядной и понятной.

Ручной режим

Данный метод самый простой. Делается это следующим образом.

  1. Открыв пустой лист, вы увидите большое количество одинаковых ячеек.
  1. Выделите любое количество строк и столбцов.
  1. После этого перейдите на вкладку «Главная». Нажмите на иконку «Границы». Затем выберите пункт «Все».
  1. Сразу после этого у вас появится обычная элементарная табличка.

Теперь можете приступать к заполнению данных.

Существует и другой способ ручного рисования таблицы.

  1. Снова нажмите на иконку «Границы». Но на этот раз выберите пункт «Нарисовать сетку».
  1. Сразу после этого у вас изменится внешний вид курсора.
  1. Сделайте левый клик мыши и перетаскивайте указатель в другое положение. В результате этого будет нарисована новая сетка. Верхний левый угол – начальное положение курсора. Правый нижний угол – конечное.

Размеры могут быть любыми. Таблица будет создаваться, пока вы не отпустите палец с кнопки мыши.

Автоматический режим

Если вы не хотите «работать руками», всегда можно воспользоваться готовыми функциями. Для этого необходимо сделать следующее.

  1. Перейдите на вкладку «Вставка». Нажмите на кнопку «Таблицы» и выберите последний пункт.

Обратите внимание на то, что нам подсказывают о горячих клавишах. В дальнейшем для автоматического создания можно использовать сочетание кнопок Ctrl+T.

  1. Сразу после этого у вас появится окно, в котором нужно указать диапазон будущей таблицы.
  1. Для этого достаточно просто выделить любую область – координаты подставятся автоматом.
  1. Как только вы отпустите курсор, окно примет исходный вид. Нажмите на кнопку «OK».
  1. В результате этого будет создана красивая таблица с чередующимися линиями.
  1. Для того чтобы изменить название столбца, достаточно кликнуть на него. После этого начать редактирование можно прямо в этой ячейке или в строке формул.

Дальше можете делать, что душе угодно.

Сводная таблица

Данный тип представления информации служит для ее обобщения и последующего анализа. Для создания такого элемента нужно сделать следующие шаги.

  1. Сначала делаем таблицу и заполняем её какими-нибудь данными. Как это сделать, описано выше.
  1. Теперь заходим в главное меню «Вставка». Далее выбираем нужный нам вариант.
  1. Сразу после этого у вас появится новое окно.
  1. Кликните на первую строчку (поле ввода нужно сделать активным). Только после этого выделяем все ячейки.
  1. Затем нажимаем на кнопку «OK».
  1. В результате этого у вас появится новая боковая панель, где нужно настроить будущую таблицу.
  1. На этом этапе необходимо перенести поля в нужные категории. Столбцами у нас будут месяцы, строками – назначение затрат, а значениями – сумма денег.

Для переноса надо кликнуть левой кнопкой мыши на любое поле и не отпуская пальца перетащить курсор в нужное место.

Только после этого (иконка курсора изменит внешний вид) палец можно отпустить.

  1. В результате этих действий у вас появится новая красивая таблица, в которой всё будет подсчитано автоматически. Самое главное, что появятся новые ячейки – «Общий итог».

Вы можете сами указывать поля, которые интересны для анализа данных.

Например, в данном случае мы смогли посчитать, сколько у нас уходит денег на каждый вид расходов в каждом месяце. При этом узнали суммарный расход как по категории, так и по временному интервалу.

Рекомендуемые сводные таблицы

Иногда не получается правильно подобрать поля для столбцов и строк. И в итоге ничего путного не выходит. Для таких случаев разработчики Microsoft подготовили свои варианты анализа данных.

Работает это очень просто.

  1. Первым делом выделяем нужную нам информацию.
  1. После этого выбираем соответствующий пункт меню.
  1. В результате программа сама проанализирует содержимое ячеек и предложит несколько вариантов.
  1. Кликнув на любой из предложенных вариантов и нажав на кнопку «OK», всё будет создано автоматически.
  1. В случае примера, мы получили сумму общих затрат, без учета месяцев.

Готовые шаблоны в Excel 2016

Для особо ленивых данная программа позволяет создавать по-настоящему «крутые» таблицы всего одним кликом.

При запуске Экселя вам на выбор предлагаются следующие варианты:

  • открыть последние файлы, с которыми вы работали ранее;
  • создать новую пустую книгу;
  • посмотреть учебник с подробной информацией о возможностях данного ПО;
  • выбрать какой-нибудь готовый шаблон по умолчанию;
  • продолжить поиск в интернете, если ни один из предложенных дизайнов вам не понравился;
  • войти под своей учетной записью Microsoft.

Нас интересуют именно готовые варианты. Если вы прокрутите немного вниз, то увидите, что их очень много. А ведь это шаблоны по умолчанию. Представьте, сколько можно скачать их в интернете.

Кликаем на какой-нибудь понравившийся вариант.

Нажимаем на кнопку «Создать».

В результате этого вы получаете готовый вариант очень большой и сложной таблицы.

Оформление

Внешний вид – это один из важнейших параметров. Очень важно сделать акцент на каких-нибудь элементах. Например, шапка, заголовок и так далее. Всё зависит от конкретного случая.

Рассмотрим вкратце основные манипуляции с ячейками.

Создание заголовка

В качестве примера будем использовать простую таблицу.

  1. Сначала переходим на вкладку «Главная» и нажимаем на пункт меню «Вставить строки на лист».
  1. Выделяем появившуюся строчку и нажимаем на пункт меню «Объединить ячейки».
  1. Далее пишем любой заголовок.

Изменение высоты элементов

Наш заголовок по размеру одинаковый с шапкой. А это не очень красиво. Кроме того, он смотрится невзрачно. Для того чтобы это исправить, нужно перенести курсор на границу 1 и 2 строки. После того, как его внешний вид изменится, сделайте левый клик мыши и потяните вниз.

В результате этого высота строки будет больше.

Выравнивание текста

Наш заголовок расположен внизу ячейки и прилип к шапке. Для того чтобы это исправить, необходимо воспользоваться кнопками выравнивания. Вы можете изменить положение текста как по вертикали, так и по горизонтали.

Кликаем на кнопку «По середине» и получаем желанный результат.

Теперь заголовок смотрится куда лучше.

Изменение стиля

Также рекомендуется изменить шрифт и увеличить кегль (размер по вертикали). Сделать это можно вручную при помощи панели инструментов.

Или же использовать готовые стили. Для этого сначала выделяем строку. Затем через меню выбираем любой из предложенных вариантов оформления.

Эффект будет очень красивым.

Как вставить новую строку или столбец

Для того чтобы изменить количество элементов в таблице, можно воспользоваться кнопкой «Вставить».

Вы можете добавить:

  • ячейки;
  • строки;
  • столбцы;
  • целый лист.

Удаление элементов

Уничтожить ячейку или что-нибудь еще можно точно так же. Для этого есть своя кнопка.

Заливка ячеек

Если вы хотите выделить какую-нибудь колонку или строчку, для этого нужно использовать инструмент заливка.

Благодаря ему вы сможете поменять цвет любых ячеек, которые были выделены ранее.

Формат элементов

При желании можно сделать с таблицей что угодно. Для этого достаточно нажать на кнопку «Формат».

В результате этого вы сумеете:

  • вручную или автоматически изменить высоту строк;
  • вручную или автоматически изменить ширину столбцов;
  • скрыть или отобразить ячейки;
  • переименовать лист;
  • изменить цвет ярлыка;
  • защитить лист;
  • блокировать элемент;
  • указать формат ячеек.

Формат содержимого

Если нажать на последний из вышеописанных пунктов, то появится следующее:

Благодаря этому инструменту можно:

  • изменить формат отображаемых данных;
  • указать выравнивание;
  • выбрать любой шрифт;
  • изменить границы таблицы;
  • «поиграть» с заливкой;
  • установить защиту.

Использование формул в таблицах

Именно благодаря возможности использовать функции автоподсчёта (умножение, сложение и так далее), Microsoft Excel и стал мощным инструментом.

Полную информацию о формулах в Экзеле лучше всего посмотреть на официальной странице справки.

Кроме этого, рекомендуется ознакомиться с описанием всех функций.

Рассмотрим самую простую операцию – умножение ячеек.

  1. Для начала подготовим поле для экспериментов.
  1. Сделайте активной первую ячейку, в которой нужно вывести результат.
  1. Введите там следующую команду.

=C3*D3

  1. Теперь нажмите на клавишу Enter. После этого наведите курсор на правый нижний угол этой ячейки до тех пор, пока не изменится его внешний вид. Затем зажмите пальцем левый клик мыши и потяните вниз до последней строки.
  1. В результате автоподстановки формула попадёт во все ячейки.

Значения в колонке «Общая стоимость» будут зависеть от полей «Количество» и «Стоимость 1 кг». Это и есть прелесть динамики.

Кроме этого, можно использовать готовые функции для расчётов. Попробуем посчитать сумму последней графы.

  1. Сначала выделяем значения. Затем нажимаем на кнопку «Автосуммы», которая расположена на вкладке «Главная».
  1. В результате этого ниже появится общая сумма всех чисел.

Использование графики

Иногда в ячейках вместо текста используют фотографии. Сделать это очень легко.

Выбираем пустой элемент. Переходим на вкладку «Вставка». Выбираем раздел «Иллюстрации». Кликаем на пункт «Рисунки».

  1. Указываем файл и кликаем на кнопку «Вставить».
  1. Результат вас не разочарует. Смотрится очень красиво (в зависимости от подобранного рисунка).

Экспорт в Word

Для того чтобы скопировать данные в «вордовский» документ, достаточно сделать пару простых действий.

  1. Выделите область данных.
  1. Нажмите на горячие клавиши Ctrl+C.
  2. Откройте документ
  3. Теперь используем кнопки Ctrl+V.
  4. Итог будет следующим.

Онлайн-сервисы

Для тех, кто хочет работать в «реальном режиме» и делиться информацией с друзьями или коллегами по работе, существует отличный инструмент «Google Таблицы».

Используя этот сервис, вы сможете получить доступ к своим документам с любого устройства: компьютер, ноутбук, телефон или планшет.

Способы печати

Распечатка документов Word, как правило, задача несложная. Но с таблицами в Excel всё иначе. Самая большая проблема заключается в том, что «на глаз» сложно определить границы печати. И очень часто в принтере появляются практически пустые листы, на которых находится всего 1-2 строки таблицы.

Такие распечатки неудобны для восприятия. Намного лучше, когда вся информация находится на одном листе и никуда за границы не выходит. В связи с этим разработчики из Microsoft добавили функцию просмотра документов. Давайте рассмотрим, как этим пользоваться.

  1. Открываем документ. Он выглядит вполне обычно.
  1. Далее нажмите на горячие клавиши Ctrl+P. В появившемся окне мы видим, что информация не помещается на один лист. У нас исчезла графа «Общая стоимость». Кроме того, внизу нам подсказывают, что при печати будет использовано 2 страницы.

В версии 2007 года, для этого нужно было нажать на кнопку «Просмотр».

  1. Для отмены нажимаем горячую клавишу Esc. В результате появится вертикальная пунктирная линия, которая показывает границы печати.

Увеличить пространство при печати можно следующим образом.

  1. Первым делом уменьшаем поля. Для этого переходим на вкладку «Разметка страницы». Кликаем на кнопку «Поля» и выбираем самый «Узкий» вариант.
  1. После этого уменьшаем ширину столбцов, пока пунктирная линия не окажется за пределами последней колонки. Как это сделать, было описано выше.

Уменьшать нужно в разумных пределах, чтобы не страдала читабельность текста.

  1. Снова нажимаем на Ctrl+P. Теперь мы видим, что информация помещается на один лист.

Отличие версий продукции Майкрософт

Стоит понимать, что Эксель 2003 года уже давно морально устарел. Там отсутствует огромное количество современных функций и возможностей. Кроме этого, внешний вид различных объектов (графики, диаграммы и так далее) сильно уступает современным требованиям.

Пример рабочей области Excel 2003.

В современных 2007, 2010, 2013, а тем более 2016 версиях всё намного «круче».

Многие пункты меню находятся в разных разделах. Некоторые из них вовсе изменили своё название. Например, привычные нам «Формулы», в далёком 2003 назывались «Функциями». И они занимали не так уж много места.

Сейчас же для них отведена целая вкладка.

Ограничения и возможности разных версий

На официальном сайте компании Microsoft можно найти онлайн справку, в которой приводятся все технические характеристики создаваемых книг.

Пример самых основных параметров.

Этот список довольно длинный. Поэтому стоит перейти по ссылке и ознакомиться с остальными.

Обратите внимание, что версию 2003 года даже не рассматривают, так как её поддержка прекращена.

Но в некоторых бюджетных организациях этот офисный пакет используется и по сей день.

Заключение

В данной статье были рассмотрены различные способы создания и представления таблиц. Особое внимание было уделено приданию красивого внешнего вида. Не стоит переусердствовать в этом плане, поскольку яркие цвета и многообразие шрифтов будут отпугивать пользователя, который пытается ознакомиться с содержимым таблицы.

Видеоинструкция

Тем, у кого остались какие-нибудь вопросы, ниже прилагается видеоролик, в котором прилагаются дополнительные комментарии к описанным выше инструкциям.

Я уже делился с уважаемыми читателями своими наработками по поводу табеля рабочего времени. А сегодня я предлагаю вашему вниманию график планирования посменной работы отдела. Он будет полезен для структур, которые работают в режиме 24 x 7 или около того, и вынуждены работать сменами. Это всяческие службы поддержки, кол-центры и т.п.

Ко мне обратилась моя бывшая коллега с просьбой помочь усовершенствовать тот график планирования посменной работы, который достался ей в наследство. Он не предусматривал никакой автоматизации, всё считалось чуть ли не пальцем по экрану, а процесс планирования занимал массу времени. Я согласился помочь, а поскольку шаблон вышел вроде бы удачным, то решил его выложить на всеобщее обозрение.

Шаблон сделан на основе уже упоминаемого табеля рабочего времени, унаследовав все его положительные свойства. Он является хорошей иллюстрацией к более-менее зрелому использованию условного форматирования, и, хотя я не собираюсь подробно описывать, что и как там устроено, но готов ответить на все ваши вопросы по его устройству, если таковые появятся.

Файл для скачивания

Версия 1.01 (описываемая в статье)
Версия 1.03 (незначительно усовершенствованная)

Функционал

  • Встроенный универсальный календарь.

    Вам не придётся думать сколько дней в феврале 2016 года, уточнять с какого дня недели начинается месяц и тому подобное. Всё, что вы должны сделать, чтобы получить правильную заготовку нужного вам месяца, это указать год и месяц. Субботы и воскресенья выделяются серым, что позволяет вам легко ориентироваться в днях недели.

  • Выделение праздников.

    Шаблон отметит красным фоном все праздники, которые вы перечислите на листе Настройки.

  • Выбор смены из справочника.

    Вид смены выбирается строго из списка, что избавляет вас от ошибок ввода.

    Смены описаны в Настройках в специальной таблице. Можно удалить лишние и добавить свои.

  • Смены автоматически выделяются цветом.

    Поскольку всё форматирование реализовано через условное форматирование, то есть оно не хранится непосредственно в ячейках, то это очень удобно, так как ячейки можно копировать и удалять, на заботясь, что остатнутся следы от предыдущей смены.

  • Подсчёт смен и часов по человеку.

    Автоматически подсчитывается по каждому человеку отработанное количество смен и количество рабочих часов.

  • Учёт рабочего времени за день.

    За каждый день подсчитывается количество отработанных смен, часов, количество больных сотрудников, сотрудников в отпусках и сотрудников, находящихся во внеочередных выходных (если сотрудник работает 2 дня по 11 часов, то вы ему обязаны дать 2 выходных дня непосредственно после этих рабочих смен).

  • Подсчёт количества сотрудников по часам суток.

    Тем, кто обеспечивает работу в режиме 24 х 7 важно знать сколько сотрудников будет работать в каждый конкретный час, чтобы балансировать нагрузку на отдел и уровень сервиса. Известно, например, что максимальное количество звонков поступит с 10 утра до 17 вечера и надо, например, иметь 5 специалистов, чтобы справиться с этой нагрузкой, а с 19:00 до 7:00 утра хватит одного дежурного специалиста. Для этого предназначена панель подсчёта сверху шаблона. Она отображает ситуацию того дня, в столбце которого вы стоите. Кстати, нулевые значения выделяются, чтобы бросались в глаза.

  • Два внеочередных выходных.

    Как мы уже упоминали, если сотрудник отработал 2 смены подряд по 11 часов, то вы по закону должны предоставить ему 2 выходных подряд сразу после этих двух смен. В шаблон встроен автоматический механизм контроля этой ситуации. Если вы не предоставили сотруднику 2 выходных после таких смен, то фамилия сотрудника подсвечивается красным. Единственная проблема возникает на границе месяца, но я с ней ничего не могу поделать.

  • Автоформатирование поля календаря и скрытие/показ строк.

    При внесении новой фамилии шаблон автоматически расширяется на одну строку (строка станровится видимой). При удалении фамилии сотрудника через клавишу Delete (рекомендуемый способ) автоматически очищается имя и смены, поэтому будьте осторожны!

Желаю приятного использования 🙂

Читайте также:

  • Разбор создания универсального табеля рабочего времени
  • Шаблон для ведения проекта
  • Шаблон для совместных мероприятий с друзьями или коллегами

Составить график работы в Excel

В данной статье мы подробно расскажем как составить график работы с образцом.

Основные критерии составления графика работы

В современном кадровом делопроизводстве составление графика работы упрощено введением электронных форм. Графику работы соответствует форма, которая предоставляется программой «1С: Зарплата и Кадры». Данная форма уникальна. Она разработана с учетом индивидуальных особенностей любого предприятия. Задача кадровика правильно оформлять внутренности предложенной формы, а именно содержание, которое заключается в распределении персонала по графику работы. Внутреннее содержание оформляется с учетом удобства работы не только сотрудников, но и для бухгалтерских расчетов. Работа с программой 1С сокращает временные затраты делопроизводителя на составление графиков работы.

В программе учтены особенности разной продолжительности рабочих недель:

  • 40 часовой;
  • 36 часовой;
  • 30 часовой;
  • 24 часовой и другие.

Составление рабочего графика базируется:

  • на режиме работы (времени функционирования предприятия;
  • на трудовом законодательстве.

Режим работы организации (учреждения, предприятия) — это зафиксированное время действия производства. Рабочий (специалист) тратит время на подготовку рабочей зоны и выполняет определенные процедуры по завершении рабочего дня. Начало работы предполагает минимум 10-минутное отклонение от открытия организации.

Перерывы на отдых лучше планировать, изучив санитарные нормами и правила, установленными на производстве. Обеденный отдых варьируется в разных организациях, в основном, находится во временных границах — 12.00-15.00.

График отражает, как работает учреждение в дни установленных праздников и в выходные дни (магазины, заводы с безостановочным производством и др. варианты). Грамотно построенный график позволит исключить случаи недоработки, переработки, недофинансирование или наоборот превышение сметных расчетов заработной платы. Безошибочный график будет способствовать оптимизации трудового процесса.

Образец графика работы

Скачайте файл, в котором сможете создать необходимый вам график работы на примере существующего.

Файл в формате .xlsm для программы Excel.

Виды

Можно выделить три вида графиков работы: сменный, скользящий, недельный. Все графики имеют как преимущества, так и недостатки, но их вид необходим для удовлетворения специфики работы конкретного учреждения.

Сменный график используется в основном организациями с круглосуточной системой работы. Кроме этого, в тех организациях (их большинство), график предполагает, что сотрудники работают, сменяя друг друга. Иногда графики рассчитывают период совместного труда двух и более специальностей на одном рабочем месте, в основном, такое встречается в образовании, культуре и здравоохранении. Сменность труда позволяет вести безостановочное производство. Определение режима работы по сменам дана в ТК РФ, ст.103.

Законом выделены 2 случая применения сменного графика:

  1. Безостановочность (непрерывность) процесса производства. Режим работы превышает норму дневной выработки — 7,2 ч (женщины), 8 ч — мужчины.
  2. Эффективность используемого оборудования (остановка работы агрегатов, или постоянное включение/выключение приводит к производственным потерям).

Графики работы по сменам составляются по формам, предлагаемым электронной версией программы. Определяются смены, их количество, временной промежуток, а затем данные заносятся в программу. Чаще всего график смен сделан на месяц, чтобы внутри месяца менять сотрудников по сменам (1,2, ночная). При правильном выстраивании смен, не будет возникать переработки у одного сотрудника, и недоработки у другого.

Графики работы по сменам можно менять или оставлять без изменений. Все зависит от возможностей и особенностей производства.

Скользящий график работы используется в учреждениях, где используется разъездной характер работы (командировки): сотрудники железнодорожных учреждений. В их графиках неизвестно время начала рабочего дня (поездные бригады) и окончания рабочей смены (грузовые перевозки), у автомобильного транспорта (дальние рейсы) и другие аналогичные услуги. Кадровик фиксирует по факту получения информации о том, что работник приступил к своим обязанностям и их завершения. От факта окончания работы начинается отчет времени на отдых, затем снова определяется время начала работы (поездка, выезд в рейс), т.е. по-настоящему график скользит по календарю и индивидуален для каждого отдельного работника. Электронная версия скользящего графика позволяет отслеживать норму выработки часов, каждого члена трудового подразделения. Выходные здесь также скользящие, устанавливаются только примерные даты, а факт выявляется в ходе трудового процесса.

Недельный график используется, когда сотрудники вырабатывают норму часов, не находясь непосредственно на своем рабочем месте каждый день, а только в сумме числовых значений отработанного времени за неделю. Выход на работу выбирается специалистом и согласуется с начальником отдела, цеха и т.д. индивидуально. Такой режим еще называют гибким режимом работы. Он считается самым распространенным за рубежом. За недельным режимом много преимуществ: повышается эффективность работы, отмечается снижение уровня дисциплинарных нарушений, улучшение психологического здоровья сотрудников.

Ст.102 ТК РФ также дает определение недельного режима времени работы. Недельный график используется в таких случаях:

  1. Работа вне офиса (рабочее место на дому, в организацию приходит за заданием или для координации поручений, сдачи выполненной работы), так называемые, надомники.
  2. Риэлтерские фирмы, где сотрудники вынуждены работать по режиму, который устанавливает не работодатель, а клиент. Это например, специалисты по работе с недвижимостью: агенты, менеджеры, курьеры.
  3. Бухгалтера. Сейчас входит в моду нанимать на работу одного бухгалтера. Небольшие компании, частные предприниматели, индивидуальные предприниматели предпочитают не содержат штат сотрудников бухгалтерии, а свести бухгалтерский учет через отдельно нанятого специалиста. В таком случае бухгалтер обрабатывает документы дома, или в каком-то помещении, но вне производства. Устанавливать ему какой-то график работы кроме недельного не имеет смысла, так как он может выполнить весь объем работы в удобное для него время.

В графике обязательно выделяется время для восстановления физических сил. Время отдыха обычно делит рабочий день на две части, примерно равные по времени. Чаще всего, это один обеденный перерыв. Фактическая продолжительность времени, используемая для отдыха и питания, не входит в состав рабочего времени. По ст. 108 ТК РФ, перерывы, предоставляемые работнику во время рабочего дня (смены), могут быть не больше 2 часов и меньше 30 минут. Есть организации, где выбирают короткие технологические перерывы, они длятся не более 15 минут. Если Вам поручили составить график работы, то вы сначала должны определиться с видом графика, наиболее приемлемым вашей организации (предприятию).

Виды графиков

Видов графиков достаточно большое количество, но большинство предприятий перешли в настоящее время на одинаковые унифицированные формы электронной версии кадровых программ. Они позволяют не затрачивать время на создание своих форм, введение формул и других задач, которые выполняют программисты. Документовед выбирает вид графика.

Виды графиков:

  • табличный;
  • программный;
  • диаграммный.

Оформление графика происходит поэтапно

1. Выбирается учетный период

Необходимо установить период учета рабочего времени — месяц, квартал, год. Выбранный временной отрезок напрямую зависит от характера производства, его специфики, особенностей труда.

2. Вычисляется фонд времени обслуживания конкретного рабочего места

По каждому рабочему месту вычисляется фонд обслуживаемого времени. Загрузка рабочего места. Исчисляется загрузка при любом виде графика в часах и минутах.

Если место работника задействовано сутки (диспетчер электросетей). Эта норма высчитывается на учетный период (год) и равномерно распределяется по времени отработки отдельных сотрудников.

3. Определяется часовая норма

Продолжительность времени работы отдельных специальностей имеет отличное значение от всего персонала. В графике проставляется значение каждому работнику, если его норма рабочего времени отличается от нормы работы других.

4. Подсчет количества рабочих

Рассчитывается количество работников на одно рабочее место и общее количество штата. Данное число сотрудников должно обслуживать рабочее место и выполнять при этом план. Получается количественной кадровый состав — штат. Нормативный показатель штатных единиц предприятия.

5. Формируется график

В выбранную форму вносятся рабочие должности, затем заполняются данные на специалистов, обслуживающих рабочие места, распределяется между ними часовая норма. Выставляется выработка, включающая все индивидуальные особенности каждого рабочего места. Проставляются выходные и праздничные дни. Принцип заполнения — принцип равномерности, распределение в приближенно одинаковых объемах между специалистами.

Высчитывается число смен, фиксируется сменность между работниками.

Основная задача формирования графика — доступность при восприятии работником, и простота, разборчивость для обсчета бухгалтерией. В график вносятся все штатные работники предприятия. График требует каждодневной корректировки (больничные листы, командировки, отгулы). Если основные данные внесены заранее, данный процесс проходит легче, чем каждодневное внесение данных.

Табель учета рабочего времени в excel ExcelLab.ru

Скачать табель учета рабочего времени в excel.

24.11.2018 табель был обновлен до версии 2.0 с учетом всех Ваших пожеланий и замечаний. Скачивайте, пользуйтесь, оставляйте свои комментарии под статьей.

Здравствуйте, дорогие друзья!

 

Сегодня я представлю Вашему вниманию свой вариант реализации одной из насущных проблем – табель учета рабочего времени в excel. В данной статье Вы найдете описание основных концепций построения табеля, инструкцию по его ведению, а также сможете скачать программу с помощью ссылок в начале и в конце статьи. Скачивайте, пользуйтесь, автоматизируйте свой ручной труд =).

Построение табеля учета рабочего времени в excel

Скачав и открыв табель, Вы попадаете на главную страницу построения «Настройки» (Рисунок 1).

Начиная со второй строки, необходимо заполнить список сотрудников, по которым Вы будете вести табель. Укажите уникальный номер сотрудника, ФИО, должность(не обязательно), норму рабочего дня в часах(не обязательно). Норма рабочего дня используется при расчете переработок и недоработок сотрудников в течении месяца, если Вы не заполнили это поле вначале, его можно будет отредактировать в построенном табеле. В ячейках «F2» и «F3» с помощью выпадающего списка выберите год и месяц для построения. Выпадающий список появляется при выборе ячейки.

После того как все данные введены нажмите кнопку «Создать табель» и программа сгенерирует табель учета рабочего времени за указанный месяц и год (Рисунок 2).

Табель учета рабочего времени в excel состоит из следующих областей:

  1. Легенда таблицы – строка 1, в которой указан месяц и год построения, а также условные обозначения табеля.
  2. Список сотрудников (колонка «А»), заполненный нами на листе «Настройки».
  3. Шапка таблицы с проставленными числами и днями недели, выходные дни (Сб и Вс) для наглядности выделены светло-зеленым цветом.
  4. Область управления, в которой проставляются условные обозначения.
  5.  Расчетные столбцы – столбцы формул для учета основных показателей.

Ведение табеля учета рабочего времени в excel

Табель учета рабочего времени необходимо вести используя стандартные условные обозначения:

  • Рабочий день отмечается цифрой от 1 до 24, которая обозначает количество часов, отработанных сотрудником за день. Отмеченный день автоматически подкрашивается светло-синим цветом с помощью правил условного форматирования.
  • День отпуска отмечается сокращением оп. Автоматически подкрашивается светло-розовым цветом.
  • Праздничный день отмечается сокращением пр. Автоматически подкрашивается салатовым цветом.
  • Прогул отмечается обозначением пг. Автоматически подкрашивается серым цветом.
  • Отгул обозначается сокращением ог. Автоматически подкрашивается бледно-оранжевым цветом.
  • Отпуск без содержания обозначается сокращением обс. Автоматически подкрашивается сиреневым цветом.
  • Учебный отпуск обозначается буквой у. Обозначение подкрашивается желтым цветом.
  • Командировка обозначается буквой к. Подкрашивается зеленым цветом.
  • Больничный отмечается маленькой буквой б. Автоматически подкрашивается светло-желтым цветом.

Пример заполненного табеля учета рабочего времени в excel можно увидеть на Рисунке 3 ниже:

Формульный блок расчетных показателей (столбцы «AG:AJ») добавлен для удобства подведения месячных итогов. Данный блок состоит из четырех столбцов:

  1. Рабочих дней – количество дней, отработанных сотрудником за отчетный месяц (количество синих ячеек).
  2. Рабочих часов – количество часов, отработанных сотрудником в отчетном месяце (сумма значений синих ячеек).
  3. Дней отпуска – количество дней отпуска, использованных сотрудником за отчетный месяц (количество ячеек с обозначением оп).
  4. Дней больнич.– количество дней, которые сотрудник провел на больничном (количество ячеек с обозначением б).
  5. Перераб. часов — кол-о часов переработки. Считает часы, которые превышают норму дневной выработки, указанной в столбце «раб. день (ч.)»
  6. Недораб. часов — кол-о часов, которых не достает до нормы дневной выработки. Пример расчета: норма 8ч, стоит 6ч, недоработка — 2ч; норма 8ч, стоит 12ч, переработка — 4ч; норма 8ч, стоит 1й день 6ч, 2й день 10ч, переработка — 0ч, недоработка — 0ч.
  7. Отгулов — количество дней,в которые сотрудник брал отгулы (количество ячеек ог).
  8. Празд. дней — кол-о праздничных дней в месяце. Праздничные дни отмечаются сокращением пр.
  9. Прогулов дней — кол-о прогулов, отмечается сокращением пг.
  10. Отп. без содержан. — кол-о дней, которые сотрудник провел в отпуске без содержания. Обозначение — обс.
  11. Учебного отпуска — кол-о дней учебного отпуска, обозначение у.
  12. Дней командир. — кол-о дней, которые сотрудник провел в командировке. Обозначение к.

Послесловие

Благодарю Вас за прочтение данной статьи =). Жду Ваших отзывов и комментариев ниже. Скачивание программы является абсолютно бесплатным. Буду рад, если данная программа окажется полезной для Вас, с удовольствием отвечу на Ваши вопросы в комментариях.
Табель учета рабочего времени является скромной демонстрацией моих навыков программирования и работы в Excel. Более 10 лет профессионально занимаюсь программированием в области автоматизации как в Excel, так и в веб сфере (написание сайтов, парсинг сайтов, написание ботов, имитация действий пользователя и т.д.). Готов взяться за любую задачу, связаться со мной можно через сайт или написать на почту: [email protected]
Скачать табель учета рабочего времени в excel.

24.11.2018 табель учета рабочего времени в excel был обновлен до версии 2.0 с учетом всех Ваших пожеланий и замечаний. Скачивайте, пользуйтесь, оставляйте свои комментарии под статьей.

Обучающее видео

10 шаблонов Excel, которые будут полезны в повседневной жизни

Отрадно, что корпорация Microsoft всеми силами идёт нам навстречу, предоставляя абсолютно бесплатный доступ к своей офисной продукции для мобильных устройств. Поэтому вы можете вполне удобно использовать мощный инструментарий Excel на своём рослом iPhone, на iPad и на Android-гаджетах с крупной диагональю.

Не забывайте и о том, что предлагаемые шаблоны могут быть доработаны с учётом ваших пожеланий, а также распечатаны, если экрану вы предпочитаете бумагу. Но прежде чем браться за коррективы, почитайте об эффективных приёмах, секретах и распространённых ошибках работы в Excel. С таким багажом знаний вам не страшен этот могучий монстр!

1. Список задач

Даже самая светлая голова при ясном уме и твёрдой памяти однажды даст сбой, и вы что-то забудете. Хорошо, если это будет покупка корма для рыбок, поздравление тёщи с Днём матери или поливка фиалки вашей второй половинки. Они побулькают, пошипят и поквакают, а ваша совесть останется чистой. Но вдруг вы не оплатите предмет первой необходимости — интернет? Вам будет стыдно смотреть на себя в зеркало. И в тот злополучный день вы сломаетесь и пообещаете составлять списки дел. А пока вы будете мучиться выбором среди электронных планировщиков, попробуйте начать с простого перечня задач.

Назначайте задания, устанавливайте им приоритет, задавайте дедлайн, выбирайте ответственное лицо, следите за прогрессом выполнения и оставляйте заметки, не выходя из Excel. Шаблон уже настроен на быструю сортировку по дате, важности, статусу и другим параметрам.

2. Бюджет путешествия

Теоретически даже самое нереальное (и при этом полноценное) путешествие может обойтись вообще без финансовых вложений с вашей стороны. Для этого необходимо заручиться поддержкой на краудфандинговой площадке, найти бесплатные места для посещения и немного поработать за еду и койко-место. Такие успехи сопутствуют лишь прожжённым путешественникам с изрядной долей везения. Хотя чего таить, даже им приходится искать пару монет на звонок, чтобы отчитаться маме о своём здравии. Поэтому любое перемещение за границы места проживания сопровождается предварительным планированием и составлением сметы. И дабы вам не пришлось марать листки бумаги и без конца крутить-вертеть цифры, предлагаем обратиться за помощью к калькулятору поездки.

Как рассчитать расходы на путешествие в Excel

Помимо самого расчёта, шаблон умеет отображать предполагаемые траты в виде круговой диаграммы. Разбиение денежек на категории в процентном отношении даст понять, какая статья расходов наиболее прожорлива.

3. Инвентарный список

Что объединяет пожар, потоп, кражу и приезд родни погостить «на недельку»? Правильно, высокая вероятность утраты целостности вашего имущества.

Уж такова человеческая натура, что жаба душит не за сам факт утери бабушкиных носков, а за то, что вы вообще не можете припомнить весь свой накопленный скарб. При таких неблагоприятных раскладах вас выручит опись домашней утвари. А в дополнение к ней не лишним будет и сфотографировать свои хоромы со всем содержимым.

Отставив шутки, можно посоветовать шаблон тем людям, которые сдают жильё. Принимая постояльцев на долгий срок заселения, не забудьте ознакомить их под роспись с актом проведённой инвентаризации. Он сослужит вам добрую службу при выселении арендаторов.

4. Список контактов

Как бы ни старался технический прогресс, но он не в силах победить «динозавров», не желающих знать о существовании удобных инструментов организации ваших контактов. Дневники, записные книжки и просто клочки бумаги — их всё. Обычно в таких случаях говорят, что горбатого могила исправит (привет, жена!). Но не будем опускать руки и найдём компромиссный вариант — блокнот.

Электронный лист ваших знакомств хорош как минимум по двум причинам: им легко делиться и просто сортировать силами Excel. Поэтому не лишним будет заиметь его резервный вариант даже тем, кто всецело доверяет Google Contacts.

5. Диаграмма Ганта

Добрая русская традиция ударить по рукам, прогулять аванс, расслабиться и выполнить работу в ночь перед днём отчётности — довольно рискованная бизнес-техника, существенно влияющая на качество. Только планирование, разбиение задач на этапы и твёрдое следование графику способно спасти вашу репутацию.

Диаграмма Ганта — это популярный тип столбчатых диаграмм (гистограмм), который используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту.

Разумеется, мощности Excel позволяют создавать эти самые диаграммы. Их конёк — наглядность и доступность.

Шаблон Excel диаграммы Ганта

И даже если у вас нет собственного дела, попробуйте спланировать ремонт в квартире, подготовку к поступлению или марафону по методике Ганта. Вы оцените силу инструмента.

6. Семейное древо

Венец свадебного торжества — мордобой — пойдёт по правильному сценарию лишь в том случае, если вы чётко разделяете противоборствующие стороны на «своих» и «чужих». А помешать вам разобраться в ситуации может не только алкоголь, но и банальное незнание своей родни.

Конечно, повод для создания генеалогического древа выбран не самый лучший, есть куда более веская причина. Если шаблон покажется вам непонятным, переключитесь на лист Example, где представлено семейное древо Кеннеди.

7. График дежурств

«Провалы в памяти» сопровождают человечество с тех пор, как появилось распределение обязанностей. Недуг особо характерен для детского возраста. Именно малявки чаще своих мам и пап забывают помыть посуду, убрать игрушки и вынести мусор. Болезнь лечится без применения медицинских препаратов: достаточно распечатать недельный график работ и написать под ним предполагаемые карательные меры.

Впишите имена домочадцев в ячейки шаблона, распределив работы по дням недели до и после полудня. И не забудьте повесить распечатку на самое популярное место в квартире — холодильник. Теперь никто не сошлётся на свою забывчивость.

8. Журнал техобслуживания

Однажды, после долгих лет эксплуатации автомобиля, у вас может сложиться впечатление, что в машине не осталось ни одной родной детали. Кроме дворника, естественно, — он свят и неприкосновенен. Так ли это на самом деле? Ответ может быть получен лишь в том случае, если при покупке авто вы завели себе привычку записывать каждый акт его технического обслуживания в специальный журнал. В дополнение шаблон предоставляет возможность подсчитать общую сумму трат, связанных с ремонтом транспортного средства.

9. Журнал пробега

Родись Илон Маск на просторах советского пространства, мы бы с вами уже сейчас катались на электромашинах с низким уровнем затрат на проезд. Хотя кого я обманываю, не случилось бы такого. Илон разбил бы лоб о стену бюрократии и давно спился.

Поэтому владельцы авто по старинке прокручивают перед глазами утекающие доллары под мелькание цифр бензоколонки. Но природа человека склонна быстро забывать всё плохое, оберегая вас от мыслей о мыле и верёвке. Конечно, я утрирую, но почему бы не узнать, сколько денег вы тратите на постоянные дозаправки? А сделать это легко при помощи журнала пробега.

Как рассчитать расход топлива на километр пути в Excel

Внесите в форму показания одометра, количество залитых литров и их стоимость, и вы оцените стоимость одного километра пробега. Схожая функциональность реализована и в мобильных приложениях, например Car Logbook для Android.

10. Ежедневник

Только у членов общества, живущих по принципу «с утра выпил — день свободен», перечень дел заканчивается с открытием близлежащего магазина. Остальным же приходится крутиться порой не хуже, чем белке в колесе, упорно укладываясь в ограниченные временные рамки. И дабы не забыть в суматохе свой список планов, люди предпочитают фиксировать его в ежедневниках. Предложенный шаблон хорош тем, что позволяет разбивать каждый трудовой час на 15-минутные отрезки.

Создание графика работы в Excel | Пошаговое руководство

В качестве инструмента планирования для работодателей и руководства для работников каждый рабочий график должен соответствовать определенным требованиям:

  • Он должен содержать всю важную информацию , включая имена и фамилии сотрудников, работающих часов и периода планирования, на который действует график работы.
  • Это должно иметь смысл не только для руководителя, создающего его, но и для сотрудников. Поэтому график работы должен быть ограничен основными элементами для ясности (также убедитесь, что текст не слишком мелкий) и быть как можно более простым и самоочевидным , насколько это возможно.В случае сомнений рекомендуется добавить пояснительную записку.
  • Внешний вид также является преимуществом. Например, пустые строки или столбцы могут ослабить макет. Разные цвета также выделяют отдельные участки друг от друга.

Также важно следить за тем, чтобы ваши рабочие графики соответствовали законам прогнозирующего планирования или законам справедливого планирования . Эти типы законов становятся все более распространенными на уровне штатов и на местном уровне в США.Целью этих законов является обеспечение того, чтобы работникам был назначен изрядный объем работы, и обеспечение того, чтобы их баланс между работой и личной жизнью был приоритетным . Некоторые законы также регулируют наличие дополнительных часов работы или оплату звонка.

Хотя не существует федерального законодательства по этой теме, а законы штата могут отличаться от местности к местности, есть несколько шагов, которые вы можете попытаться предпринять при составлении рабочего графика, чтобы убедиться, что вы соблюдаете передовую практику.Работодатели должны иметь возможность дать достаточно точную оценку своего потенциального графика при приеме на работу, чтобы гарантировать, что работникам не обещают часы, которые они не получат, или что их не заставляют работать дополнительные часы, на которые они не могут работать. График работы также должен составляться заблаговременно (идеальным вариантом является уведомление за две недели, где это возможно), и работодатели должны стараться быть гибкими и учитывать запросы сотрудников на смену или сверхурочные. Естественно, время отдыха сотрудников должно быть приоритетным, чтобы сотрудники не были истощены и могли иметь баланс между работой и личной жизнью.Сотрудники должны быть проинформированы о любых изменениях в графике работы с большим количеством уведомлений, а работодатели должны рассмотреть возможность предложения сверхурочной или надбавки за любые изменения графика в последнюю минуту.

Если вы не уверены, соответствует ли ваш график работы передовой практике или местным законам, обязательно проконсультируйтесь с у юриста , чтобы убедиться, что вы не нарушаете закон.

.

Шаблон расписания сотрудников [Бесплатная мгновенная загрузка]

Шаблон расписания сотрудников — это календарь на определенный период времени с именами сотрудников и временем смен. Работодатели используют эти графики, чтобы распределять часы для каждого из своих сотрудников и давать каждому документ для справки о времени смены.

Ниже вы найдете бесплатные загрузки шаблонов расписания сотрудников, а также руководство по созданию расписания сотрудников с помощью Excel.

Независимо от того, используете ли вы наш бесплатный шаблон расписания для управления расписаниями своих сотрудников или создаете собственный шаблон расписания, подобный инструмент поможет удержать всю вашу команду на одной странице.С помощью календаря рабочего графика вы можете быть уверены, что в течение недели не пропустите ни одну смену.

Excel — один из самых популярных инструментов для создания шаблона расписания сотрудников, потому что у вас может быть столько строк и столбцов, сколько вам нужно. Прочтите, чтобы узнать о создании собственного расписания сотрудников с помощью Excel.

Как создать шаблон расписания сотрудников Excel:

1. Откройте новую пустую электронную таблицу в Excel.

Создайте новую электронную таблицу Excel и дайте ей имя, по которому ее будет легко идентифицировать.Например, «График работы — 10-15 сентября».
Обязательно сохраняйте расписание Excel на ходу.

2. В первой строке электронной таблицы создайте заголовки столбцов.

Самый простой способ создать заголовки для шаблона расписания в Excel — это назвать первый столбец «Имя сотрудника», а затем назвать остальные столбцы после дней недели. Если вы создаете расписание на более чем одну неделю, вы можете использовать даты в качестве заголовков столбцов. Чтобы заголовки выделялись, вы можете выделить текст и выделить его жирным шрифтом.

3. Перечислите имя / идентификационный номер каждого сотрудника.

Вы можете перечислить всех своих сотрудников в первом столбце под заголовком «Имя сотрудника».

4. В поле дни недели / даты введите время работы.

В других столбцах вы можете указать время смены для сотрудников в соответствующий день. Таким образом, каждый сотрудник может найти свою строку в шаблоне вашего рабочего графика и узнать, когда они работают в этот период. Вы можете сохранить этот шаблон еженедельного графика работы и отредактировать его, чтобы создать новое пустое расписание.

5. Поделитесь расписанием со своими сотрудниками.

Многие работодатели распечатывают свое расписание в Excel и размещают его где-нибудь на рабочем месте, где его могут видеть все, но вы также можете сохранить файл и отправить его по электронной почте всем своим сотрудникам для ознакомления.

Weekly Employee Schedule Template

Шаблон еженедельного расписания сотрудников:

Шаблон еженедельного расписания сотрудников — это файл, который вы можете редактировать от одной недели к следующей, чтобы обновлять график работы вашего персонала. Шаблон обычно должен включать даты, дни недели и имена сотрудников или идентификационные номера.

.

Как составить идеальный график работы для вашей команды

Идеальный график работы — это то, к чему стремятся многие менеджеры. К сожалению, немногие действительно достигают этого. И это несмотря на то, что технологии упрощают, как никогда, оптимизацию процесса и получение правильного результата с первого раза.

Независимо от того, используете ли вы приложения для онлайн-планирования, имеете ли вы собственные инструменты, такие как Excel, или полагаетесь на ручку и бумагу, есть несколько важных моментов, о которых следует помнить. Эти моменты варьируются от создания смены среди ваших лучших сотрудников до планирования наихудшего и использования лучших инструментов для работы.В этой статье мы обсудим 10 советов по составлению идеального графика работы для вашей команды.

Что такое идеальный график работы?

Прежде чем мы сможем приступить к созданию идеального графика работы, стоит подумать, как будет выглядеть идеальный готовый продукт. Давайте разберемся, чем должен заниматься ваш бизнес-график.

Особенности вашего рабочего графика должны включать

Прежде всего, ваш рабочий график должен гарантировать, что каждая смена укомплектована соответствующим образом для каждой должности.Возможно, вам вообще не понадобится бармен для обеденных смен в будние дни, но, возможно, вам понадобятся три человека за стойкой в ​​пятницу и субботу вечером. Всегда получайте правильные цифры.

Для этого нужно знать о событиях — местных или национальных — которые могут вызвать необычный всплеск числа клиентов. Обратите внимание на спортивные мероприятия, концерты, фестивали и театральные представления. Также следите за списком бронирования. По вечерам в будние дни обычно бывает много, но вы не хотите, чтобы вас застали врасплох, когда во вторник запланировано несколько крупных вечеринок.

Второе требование к вашему графику работы — он не должен содержать ошибок. Может показаться, что мы констатируем очевидное, но составление рабочего графика — непростой процесс. Сделать ошибку намного проще, чем составить идеальный график работы. Вот три наиболее распространенных ошибки планирования:

  1. Двойное планирование сотрудника. Допустим, у вас есть сотрудник, который в одни смены работает ведущим, а другие — автобусом. Убедитесь, что такие сотрудники не назначены дважды в один и тот же временной интервал.
  2. Назначение персонала на неправильную должность. Независимо от того, насколько хороши повара на своем рабочем месте, это не значит, что они умеют работать с грилем. Не назначайте сотрудника на должность, для которой его не обучали.
  3. Сотрудники с недостаточным или избыточным расписанием. Убедитесь, что вы не даете сотруднику с частичной занятостью слишком много смен. У этих членов команды могут быть другие обязательства помимо работы, которые они не могут пропустить. Точно так же штатному персоналу необходимо предоставить достаточное количество смен для выполнения своих финансовых обязательств.Однако не давайте одному сотруднику слишком много смен в каждую неделю. Это помогает снизить затраты на рабочую силу, поскольку вам не придется платить больше за сверхурочные.

Если вы можете избежать этих трех распространенных ошибок, вы на правильном пути. Но что еще нужно сделать, чтобы составить идеальный график работы? Проще говоря, идеальный график работы — это такой график, который делает вас и ваш персонал счастливыми, одновременно повышая эффективность и прибыль. Так как же создается этот святой Грааль рабочего графика? Начните с 10 советов, перечисленных ниже.

1. Знай свою команду

Знание своей команды, возможно, является самой важной частью создания рабочего графика. Настолько элементарно, что вам может быть интересно, почему мы вообще удосужились упомянуть об этом. Мы говорим об этом из-за того простого факта, что многие менеджеры выполняют некачественную работу, действительно зная своих сотрудников. Некоторые даже полностью пропускают этот шаг. Все, что их беспокоит, — это следить за тем, чтобы людей хватало на каждую смену. Так почему же так важно знать свою команду? Потому что это позволяет вам делать выбор для дальнейшего успеха бизнеса, а не просто получать достаточно серверов для обеда.

Настоящее знание членов своей команды дает вам свободу и гибкость для сочетания навыков, сильных и слабых сторон и типов личности (и это лишь некоторые из них), чтобы создать идеальный переход для любой ситуации. Чтобы упростить этот процесс, мы рекомендуем составить список, который включает:

  • Имя сотрудника
  • Соответствующие навыки
  • Сертификаты
  • Статус полной или частичной занятости
  • Ограничения сверхурочной работы
  • Тип личности (например,g., общительный, дружелюбный, интровертный и т. д.)
  • Другие примечания, которые могут быть вам полезны (например, эффективны, могут справиться с большой толпой, дотошны и т. д.)

Таким образом, когда вы пытаетесь поставить Вместе с расписанием вы можете обратиться к своему списку, чтобы найти подходящего сотрудника, который заполнит брешь в иначе важном сдвиге, а не пытается полагаться на свою память. Затем, когда вы будете больше узнавать о своих сотрудниках, добавляйте их в список, чтобы иметь полное представление о каждом члене команды. Даже базовый список качеств и навыков вашего сотрудника может значительно упростить следующий шаг.

2. Создавайте смены вокруг своих лучших сотрудников

Мы все знаем, кто наши лучшие сотрудники. Если нет, то пора составить список, как мы упоминали выше. Учитывайте такие качества, как эффективность, привлекательность, опыт и то, насколько хорошо они работают с другими. Составив список, выстраивайте смены среди сотрудников, наиболее подходящих для этого конкретного времени.

Это служит двум целям:

  1. Во-первых, это обеспечивает работу сотрудников, наиболее подходящих для каждой смены.Так, например, наиболее эффективные сотрудники работают во время наибольшей спешки (обед), в то время как более представительные сотрудники работают, когда клиенты с большей вероятностью задерживаются (ужин). Это не значит, что вам не нужно какое-то подобие эффективности и представительности в каждую смену, но сотрудник, который с большей вероятностью будет стоять и болтать с клиентом пять минут, вероятно, не лучший выбор для полудня. порыв.
  2. Вторая цель, которой служит создание смен среди ваших лучших сотрудников, заключается в том, чтобы вы знали, что у вас есть основной опыт, на который могут положиться другие сотрудники.Опытный сотрудник может быстро улучшить качество смены, потому что другие, менее опытные сотрудники наблюдают, учатся и поднимаются до более высоких стандартов. Это верно для новичков, которые все еще проходят обучение, а также для недавних сотрудников, которые прошли обучение, но все еще учатся. Совместное использование некоторых из ваших лучших сотрудников с некоторыми из ваших новых сотрудников — отличный способ обеспечить стабильность во всех сменах.

3. Установите метод общения в рамках всей группы

Коммуникация важна для любого бизнеса.Но в сфере ресторанов и розничной торговли это может означать разницу между наличием достаточного количества сотрудников для работы в смену и нехваткой персонала. Установив метод коммуникации в рамках всей команды, вы и ваши сотрудники сможете легко узнать, где искать свой рабочий график. Больше не нужно искать в приложениях электронной почты, мгновенных сообщений и текстовых сообщениях новейшее расписание работы или запрос на отпуск, который вам нужен. Все используют один и тот же инструмент, поэтому все работают на одной странице.

Если вы еще этого не сделали, сразу же настройте этот метод общегрупповой связи.В наши дни, когда большинство людей используют смартфоны, лучше всего выбрать метод, использующий эту технологию всестороннего присутствия. Текстовые сообщения — один из таких методов. Обмен мгновенными сообщениями — другое.

Еще один отличный вариант — такое приложение, как Sling. Слинг — это инструмент, созданный специально для ресторанов, поэтому на этом важном этапе вам не придется гадать. Такие приложения, как Sling, объединяют мощные инструменты планирования с не менее мощными средствами связи. Это позволяет улучшить внутреннее общение с помощью чата и обмена сообщениями, фотографиями, видео и ссылками.Кроме того, вы можете общаться с конкретным человеком, группой или всеми сотрудниками одновременно. Эти и другие коммуникационные функции делают такие приложения, как Sling, лучшим выбором для общения в команде.

4. Быстро составьте расписание

Публикация нового рабочего графика — всегда нервное время для сотрудников. Большинство из них обратятся к своим личным календарям, чтобы начать планировать свою личную жизнь и посмотреть, нет ли каких-либо серьезных конфликтов. Вашим сотрудникам нужно это время, чтобы приспособиться.Кроме того, вам нужно уделить достаточно времени разрешению этих конфликтов и изменений, которые они приносят. Вот почему так важно составить график как можно быстрее.

Мы рекомендуем доработать и распространить график не менее чем за две недели до окончания текущего графика. Это дает вашим сотрудникам достаточно времени, чтобы:

  • Составить график и перенести личные обязательства
  • Торговые смены
  • Найти замену
  • Обсудить с вами дни и часы работы

Самый быстрый способ распределить свое расписание — это облачное приложение.Эти приложения позволяют создать один документ, опубликовать его в Интернете и предоставить доступ, чтобы ваши сотрудники могли просматривать расписание двадцать четыре часа в сутки, семь дней в неделю, триста шестьдесят пять дней в году. Это намного быстрее, чем пытаться раздать печатную копию каждому члену команды. И в качестве дополнительной экономии времени, когда вы вносите изменения в онлайн-документ, они мгновенно становятся видимыми для всех участников. Это значительно упрощает разрешение конфликтов и выполнение замен.Это также позволяет избежать путаницы, связанной с наличием нескольких копий расписания.

5. Уважайте предпочтения в работе и просьбы о перерывах в работе как можно больше

В самых простых случаях соблюдение предпочтений в работе и запросов на отгулы формирует доброжелательность, повышает удовлетворенность сотрудников и помогает удерживать хороших сотрудников. Это, мягко говоря, довольно важная часть процесса планирования. Это также может быть невероятно трудоемкой частью процесса планирования.

Но вы можете сократить время, необходимое для обработки всей этой информации, сохраняя рабочие предпочтения и запросы на отгулы ваших сотрудников в одном месте.Неважно, это папка Manilla, заметка на телефоне или документ на компьютере. Важно то, что вы часто обращаетесь к этой информации при составлении расписания.

Один из наиболее эффективных способов сделать это — использовать мастер-документ в облаке, аналогичный документу, который вы использовали для создания и распространения вашего расписания. Вы можете дать своим сотрудникам разрешение на добавление в этот документ, а затем попросить их отправить свои предпочтения в отношении работы и свободного времени в этом одном месте.Это очень похоже на ящик для запросов на перерыв, прикрепленный к стене в комнате отдыха, только этот «ящик» доступен в любое время и в любом месте.

После того, как вы определите, как ваши сотрудники отправляют свои предпочтения в работе и запросы на отгулы, важно установить некоторые правила для управления этим процессом. Вы должны решить такие вопросы, как, когда сотрудники могут и не могут запрашивать выходной, насколько заблаговременно нужно подавать запрос, и все, что относится к вашему бизнесу. Например, из-за того, как построено ваше расписание, сотрудники могут брать отпуск только блоками по пять дней или меньше.Это обязательно должно быть прописано в правилах.

Затем вам нужно будет установить правила, определяющие, как вы будете выбирать между перекрывающимися запросами, которые могут становиться все более и более распространенными по мере приближения праздников. Вы можете адаптировать критерии урегулирования конфликтов, связанных с отсутствием рабочего времени, в зависимости от конкретной ситуации, но всегда следует учитывать такие вещи, как стаж, причина запроса, что лучше для бизнеса и когда запрос был отправлен. Установление подобных правил помогает сделать процесс разрешения проблем прозрачным и понятным для ваших сотрудников.Вы можете объяснить сотруднику A конкретные причины, по которым вы позволяете сотруднику B иметь свободное время (выслугу лет и сотрудник B получил свой запрос первым), вместо того, чтобы позволять сотруднику A думать, что это был какой-то вид фаворитизма. Это делает всех счастливыми, обеспечивает бесперебойную работу и помогает избежать конфликтов между всеми вовлеченными сторонами.

6. Заставьте сотрудников выполнять часть работы. Составление расписания

В составлении расписания многие менеджеры забывают, что им не нужно делать всю тяжелую работу в одиночку.Предоставление вашим сотрудникам возможности самостоятельно составлять расписание — отличный способ:

  • Взять на себя часть бремени
  • Удержать их в своей работе.

Подумайте о том, чтобы назначить одного или двух лучших сотрудников на каждую смену как способ начать. Затем дайте всем доступ к этому неполному расписанию и позвольте им заполнить, когда они хотят работать.

Если вы хотите попробовать этот метод планирования, разрешите изменения в течение установленного периода времени (возможно, два дня), а затем закройте расписание для внесения внешних изменений.Наконец, пройдите и внесите изменения в соответствии с потребностями каждой смены. Когда все закончится к вашему удовлетворению, снова сделайте расписание доступным для всех.

Если вы планировали все с самого начала, вы можете попробовать этот новый метод в течение нескольких месяцев, чтобы увидеть, как он работает. Это упрощает планирование таких приложений, как Sling. Вы создаете общий документ в Интернете, а затем предоставляете всем доступ к этому документу на несколько дней. Когда придет время завершить расписание, закройте документ, внесите изменения и снова откройте его для просмотра.Это так просто.

7. Дайте возможность сотрудникам найти себе замену

Возложите на своих сотрудников ответственность за поиск замены для работы в смену, когда они не могут работать, — это еще один способ уменьшить вашу рабочую нагрузку. Вместо того, чтобы попросить сотрудника позвонить вам и сказать, что он не придет сегодня, сотрудник может разослать всем уведомление о том, что он болен и ему нужна замена. Командная коммуникационная сеть, упомянутая ранее в статье, является краеугольным камнем этого процесса.

Другие сотрудники, желающие работать, могут ответить так же быстро. То, что с вашей стороны могло занять час или больше и бесчисленное количество телефонных звонков, теперь можно завершить за считанные минуты. Тем не менее, у вас всегда должны быть инструкции, чтобы все не вышло из-под контроля и не повлияло на ваш бизнес. Во-первых, убедитесь, что все знают, что все сделки, замены и замены должны быть одобрены вами, менеджером, и что ничто не является окончательным, пока вы не дадите разрешение.Сообщите всем членам команды, что это положение действует, чтобы каждая смена получала правильный набор навыков.

Еще одно хорошее руководство, которое следует иметь, заключается в том, что все замены, обмены и замены должны производиться кем-то, кто выполнил эту работу раньше и все еще может делать это с разумной степенью эффективности. Вам не нужны помощники официанта для повара или помощники повара для официанта.

Требование, чтобы они нашли себе замену, — отличный способ привить вашим сотрудникам чувство зрелости и внимательности.Кроме того, это помогает сотрудникам почувствовать себя вовлеченными в бизнес и подумать о том, что участвует в процессе планирования. Показывая своим сотрудникам, что участвует в создании рабочего графика и поиске замен, вы можете создать ощущение, что график нельзя менять по воле случая. Если они запланированы и у них есть возможность, им нужно работать.

8. Создайте диаграмму доступности

Иногда сотрудник не может найти замену для оплаты своей смены. Когда это произойдет, вам решать, кому поработать.Бывают такие времена, когда диаграмма доступности делает все намного проще.

Чрезвычайные ситуации подойдут. Это неизбежно. Но вместо того, чтобы оставлять все на волю случая, диаграмма доступности может служить вашим «планом Б». Самая простая версия — это просто список каждого сотрудника с указанием дней и времени, в которое они могут работать. Они могут не быть запланированы на все эти дни и часы, и поэтому, возможно, захочется подобрать дополнительную смену здесь или там. Более сложная версия — это еще одно полное расписание, в котором перечислены доступные сотрудники, которые могут приходить в каждую смену.

Думайте о своей диаграмме доступности как о второй строке в баскетбольной команде. Если кто-то не может «играть», у вас есть несколько вариантов, кто захочет уйти со скамейки запасных. В конечном итоге это упрощает процесс замены, убирая из него мысли. Это также может снизить уровень стресса, когда возникает необходимость в замене в последнюю минуту.

9. Имейте резервную копию

Поэт Роберт Бернс однажды написал о схемах мышей и людей и о том, как они часто идут наперекосяк.Отсюда и возникает поговорка: «Самые продуманные планы мышей и людей…», означающая, что независимо от того, насколько тщательно все спланировано, что-то может пойти не так. Если вы какое-то время проработали менеджером, вы хорошо знакомы с этим фактом жизни. Таким образом, даже если у вас есть диаграмма доступности, в которой указаны сотрудники, которые готовы к работе в короткие сроки, вам может потребоваться резервная копия для этой резервной копии или план C для вашего плана B.

Вот почему мы рекомендуем создать список доверенных и надежных сотрудников, работающих неполный рабочий день, с которыми вы можете связаться, когда все остальные варианты не сработают.Эти работники могут быть бывшими сотрудниками, которые уволились в хороших отношениях, или потенциальными сотрудниками, которые прошли собеседование, но не были приняты на работу. Вы можете подумать, что эти люди никогда не захотят прийти в такое короткое время, но вы никогда не узнаете, пока не спросите. Бывшие сотрудники могут с нетерпением ждать возможности снова поработать с вашей командой, а потенциальные сотрудники могут ухватиться за шанс попасть в дверь.

10. Используйте лучший инструмент для работы

Если вы когда-либо пробовали забить гвоздь отверткой, вы знаете, как важно использовать лучшие инструменты для работы.Создание рабочего графика ничем не отличается. Правильные инструменты могут упростить работу и ускорить ее выполнение.

Даже инструменты, предназначенные для других целей (например, Word или Excel), могут упростить процесс планирования по сравнению с устаревшим методом ручки и бумаги. А теперь, когда облачные вычисления проникают во все уголки делового мира, бесплатные онлайн-версии Word и Excel (например, Google Docs and Sheets) делают этот процесс еще проще.

Итак, хотя вы, возможно, уже используете одно из этих приложений, действительно ли оно лучше всего подходит для вашей работы? Есть ли лучший инструмент? Для ресторанов доступны инструменты, специально предназначенные для ресторанной индустрии.Такие приложения, как Sling, содержат мощные функции, которые помогают упростить составление расписания, чем когда-либо прежде.

Поскольку Sling создан специально для планирования работы ресторанов, не требуется сложного форматирования, чтобы расписание выглядело так, как вы хотите. Нет бесконечных поисков неработающего шаблона. Невозможно придумать способ сделать что-то с программой, предназначенной для других целей. Все, что вам нужно сделать, это сосредоточиться на том, чтобы составить максимально возможное расписание.

Затем во время процесса планирования Sling может уведомить вас, когда вы дважды забронировали сотрудника. Он может уведомить вас, если вы забыли запрос на отпуск. Он даже может предложить предложения, которые помогут вам составить идеальный график. Когда расписание составлено, Sling может отправлять автоматические уведомления, чтобы напоминать вашим сотрудникам, что расписание доступно, что были внесены изменения или что у них приближается смена. Действительно, Sling может предоставить все, что нужно опытному менеджеру, чтобы быстро составить идеальный график работы.Это похоже на то, что у вас есть личный помощник, который ничего не делает, кроме как помогает упростить процесс планирования. И, что самое главное, Sling можно использовать бесплатно.

Лучший способ составить график работы

Такое приложение, как Sling, действительно является лучшим решением для создания идеального графика работы для вашей команды. Он может помочь вам выполнить все приведенные выше советы, а также предоставить простые способы назначать и отслеживать задачи, создавать страницы в социальных сетях и многое, многое другое. Да, управление рестораном или любым другим бизнесом всегда будет тяжелой работой.К счастью, Sling может облегчить хотя бы одну часть этой работы. В целом, это может сократить время, которое вы тратите на планирование и обеспечение того, чтобы сотрудники были там, где они должны быть, в нужное время. Так что не ждите. Попробуйте Sling сегодня бесплатно.

.

Как составить график работы: полное руководство

Это будет либо огромным подъемом эго, либо пугающей перспективой для вас, но вот сделка:

Если вы устанавливаете график работы для своей команды, ваша роль — одна из самых важных в вашем бизнесе.

Почему? Потому что вы оказываете самое непосредственное влияние на сотрудников — сердце бизнеса.

Их моральный дух и производительность будут зависеть от вашей способности помогать им совмещать конкурирующие приоритеты, независимо от того, совмещают ли они образование, семью, хобби или дополнительную работу.Никакого давления, правда?

Но похоже, что мы склонны чаще говорить о том, что нужно сотрудникам от своих руководителей, чтобы помочь им эффективно сбалансировать свою работу и личную жизнь. И не то, что нужно менеджерам, чтобы оправдать ожидания своих сотрудников, в виде хорошо управляемого и оптимизированного рабочего графика.

Вот почему мы создали это полное руководство по составлению расписания сотрудников, чтобы помочь таким менеджерам, как вы.

Ниже мы рассмотрим причины, по которым так важно обеспечить бесперебойную работу вашего расписания.Мы также поделимся несколькими проверенными советами и ресурсами по планированию, которые помогут вам добиться более тесного взаимодействия с вашей командой.

В конце концов, вы, несомненно, стараетесь избегать того, чтобы смотреть, как из дверей выходят ваши лучшие, самые опытные сотрудники. Хотя расписание — это лишь одна из многих вещей, которые вы можете сделать, чтобы помочь своим сотрудникам чувствовать себя мотивированными и ценными, это важный первый шаг в правильном направлении.

Есть чему поучиться. Так что расслабьтесь, расслабьтесь и включите свой свиток.

Содержание:

  • Бесплатный шаблон рабочего расписания Excel
  • Какой график работы у сотрудника?
  • Какие бывают типы графиков работы?
  • Эффективное управление штатным расписанием
  • Сравнение различных инструментов планирования работ
  • Почему вам следует использовать программное обеспечение для планирования работы?
  • Приступаем к построению своего рабочего графика

Не забудьте прихватить бесплатный шаблон графика работы сотрудника

Неспособность спланировать — значит потерпеть неудачу.Вы, наверное, слышали эту цитату раньше, и для этого есть веская причина. Это верно — особенно для сменных менеджеров и менеджеров по персоналу.

И первый ключевой шаг к планированию эффективного графика работы начинается с использования шаблона. Однако, если у вас его еще нет, вы попали в нужное место. Вы можете быстро создать простую версию, используя наш бесплатный шаблон рабочего графика. Это позволит вам отслеживать основные данные, такие как количество отработанных смен, отсутствие на работе и расчет заработной платы.

Итак, нет никакого оправдания, чтобы не организовать свой рабочий график и не высвободить время для того, чтобы не упустить список дел.А когда вы будете готовы перейти на более комплексное решение, подумайте об альтернативе, например о приложении рабочего расписания Planday.

А что такое график работы у сотрудников?

Employee Work Schedule illustration

Проще говоря, график работы означает дни и часы данной недели, в которые вы ожидаете, что ваш работник… э-э… будет работать! Это фундаментальная административная задача, призванная обеспечить максимально бесперебойную работу вашего бизнеса с идеальным количеством квалифицированных, опытных членов команды, работающих в нужное время дня и недели.

Существует множество вариантов графика работы в зависимости от потребностей вашего бизнеса, и они могут меняться в зависимости от сезона. Как правило, если ваш бизнес работает более 10 часов в определенный рабочий день (или даже открыт круглосуточно), вы будете планировать сменных (а не постоянных или постоянных) сотрудников.

При приеме на работу на открытые должности в вашей компании тип графика, который вам нужен, должен быть изложен в описании должности и четко разъяснен в процессе найма.Ваши потенциальные новые сотрудники захотят узнать, будет ли график работы соответствовать их образу жизни и обязанностям и, в конечном итоге, будет ли эта роль жизнеспособной для них в долгосрочной перспективе.

Для ознакомления с различными типами графиков работы см. «Различные типы графиков работы» ниже.

Сколько времени мне потребуется, чтобы составить недельный график работы?

Ваш рабочий день ограничен количеством часов и может показаться бесконечным количеством задач, которые нужно выполнить.

Нет сомнений, что составление еженедельного графика работы может отнимать много времени. Фактически, клиенты Planday часто называют планирование самой ручной и повторяющейся административной задачей, которую они выполняют. Учесть дополнительные факторы, такие как звонки членов команды по болезни и уход в ежегодный отпуск — очевидно, что вам есть чем манипулировать при управлении расписанием команды.

Вот что сказал один менеджер:

«Я провожу несколько часов в неделю, как на работе, так и вне ее, составляя графики с помощью Excel, чтобы обеспечить выполнение каждой смены.”

Мы также заметили эту общую тему в чате с другими менеджерами, которые занимаются ротацией для своего бизнеса:

Многие менеджеры не уверены (или даже боятся дать количественную оценку), сколько именно времени они тратят на работу по расписанию своих сотрудников каждую неделю.

Тебе кажется, что этот сценарий слишком распространен? Если вы не совсем уверены, сколько часов вы действительно проводите по расписанию, но это чертовски много, мы рекомендуем вам немного почувствовать страх и попробовать этот небольшой эксперимент в следующий раз, когда вы будете разбираться в еженедельном график:

  • Загрузите бесплатное приложение для отслеживания времени (нам нравится Toggl и Clockify).
  • В течение всей недели отслеживайте время, которое вы тратите на построение своего командного графика и управление им. (Не забывайте и о времени, потраченном на внесение изменений после того, как вы его фактически распространили!)
  • Если расписание отнимает у вас более 5 часов в неделю, возможно, пришло время внедрить лучшую систему.

В конце концов, почему бы не высвободить это время для работы, которая увеличивает ценность вашего бизнеса, будь то набор персонала, обучение или адаптация?

Если вы хотите отыграть 80% этих часов из окончательного расписания, тогда мы здесь, чтобы поговорить! В программе планирования Planday есть множество функций, позволяющих сэкономить время, которые помогут вам сокращать рабочие часы каждую неделю.

Какие существуют типы графиков работы?

Types of work schedules illustration

Не существует такого понятия, как идеальный, универсальный график работы для вашей команды. Различные модели могут лучше работать для разных организаций и отраслей. Размер вашей компании в целом также повлияет на рабочие модели, которым вы будете следовать.

Посменная работа является нормой для предприятий, которым требуется круглосуточное или расширенное покрытие для учета повышения производительности в периоды пиковой нагрузки.Типичная офисная работа, которая, как правило, соответствует обычному рабочему графику, чаще всего предлагает своим сотрудникам полный рабочий день.

Если вы потратили какое-то время на поиск примеров для подражания, скорее всего, вы тоже были ошеломлены. Чтобы упростить задачу, вот несколько примеров различных схем смены, которые вы можете использовать в своей команде:

1. Очное расписание

Сотрудники, занятые полный рабочий день, обычно работают от 30 до 40 часов в неделю, но в конечном итоге это зависит от того, что ваш бизнес определяет как полный рабочий день.Обычная полная рабочая неделя — с 9:00 до 17:00 с понедельника по пятницу.

2. Неполный график

Любой, кто работает менее 30 часов в неделю, обычно считается сотрудником, работающим неполный рабочий день. Одним из примеров графика неполного рабочего дня может быть с понедельника по четверг с 8:00 до 12:00.

3. Фиксированный график работы

Фиксированный график обычно означает, что сотрудники постоянно работают одинаковое количество дней в неделю и часов в день. Многие сотрудники, занятые полный рабочий день, придерживаются фиксированного графика работы.Другие альтернативные графики работы, которые обычно фиксируются, включают:

  • 5/4/9 график работы
  • 9/80 график работы
  • 10/80 график работы
  • 2-2 3-2 2-3 график 9
  • 4 дня по 3 выходного графика

4. Гибкий график работы

Менее жесткие, чем фиксированный рабочий график, сотрудники, работающие по гибкому графику работы, вместе со своими сотрудниками определяют дни и часы, которые они будут работать.

Обычно предполагается, что работники гибкой службы будут работать минимальное количество часов или работать в определенные временные интервалы каждый день.Примером гибкого графика работы может быть понедельник — среда с 19:30 до 16:00 и четверг и пятница с 9:30 до 18:00.

5. Раздельный график работы

Разделенная смена — это тип рабочего графика, при котором сотрудник отрабатывает свое рабочее время в течение дня в течение двух смен.

Это отличается от работника, занятого полный рабочий день, у которого может быть часовой перерыв на обед в середине рабочего дня. Обычно между сменами у рабочих, работающих в разделенную смену, бывает перерыв не менее двух часов.Разделенные смены распространены в определенных секторах, таких как гостиничный бизнес и колл-центры.

Некоторым работникам не нравится работать в несколько смен, поскольку это означает время, проведенное на работе, даже если им не платят. Однако это может быть хорошим вариантом для членов команды, которые живут недалеко от вашего бизнеса.

Как я могу более эффективно планировать своих сотрудников?

Online scheduling tool illustration

Когда дело доходит до планирования персонала, многие компании считают его затяжным и неэффективным процессом.

Нет сомнений в том, что посменный бизнес очень выигрывает от правильного планирования.Будь то сокращение времени администрирования, повышение морального духа, гораздо меньшее количество недовольных сотрудников и меньшая текучесть кадров, трудно спорить с необходимостью хорошо продуманного графика.

Тем не менее, многие менеджеры все еще не могут точно знать, как составить и использовать график работы. Если это похоже на вас, стоит прочитать эти советы и рекомендации, которые помогут вам избежать распространенных ошибок при составлении расписания:

1. Убедитесь, что всегда доступна только одна версия рабочего графика.

Допустим, вы используете Excel для планирования своего рабочего графика и рассылаете его по электронной почте.И вы не осознавали, что по ошибке назначили работу кому-то, кто загорает на большом пляже. Или кто-то больше не может работать в назначенную смену из-за чрезвычайной семейной ситуации.

Совершенно неожиданно вы начинаете бегать по электронной почте несколько раз в день по электронной почте, чтобы учесть эти изменения. Помимо неудобства, связанного с переполнением своих почтовых ящиков, нетрудно увидеть, как сотрудники могут легко ошибиться и начать обращаться к более старым версиям расписания.

Конечно, вы можете попробовать установить соглашение об именах, которое сделает его более понятным, что, по сути, является последней версией расписания. Но в любом случае вероятность человеческой ошибки будет высокой.

Google Таблицы могут быть лучшим вариантом, чем Excel для вас в этом случае, но надстройки ограничены (подробнее об этом позже!)

2. Убедитесь, что расписание доступно как можно раньше.

Чем раньше вы сможете распределить расписание, тем лучше.

Мы рекомендуем уведомлять ваших сотрудников о предстоящих часах работы за две недели, чтобы они могли принять все необходимые меры.Самый быстрый способ распространять расписание — через облачное приложение, такое как Planday. Вы же не хотите, чтобы члены вашей команды были вынуждены звонить вам, чтобы узнать, когда у них следующая смена — это пустая трата времени! Так что будьте уверены, что расписание доступно где угодно и в любое время суток.

Да, вам может потребоваться внести более мелкие изменения во время, предшествующее новому расписанию (именно здесь приложение для сменных рабочих оказывается особенно удобным, поскольку вы можете вносить мгновенные изменения и обновлять людей на ходу), но давая Уведомление ваших сотрудников всего за несколько дней, чтобы избавить себя от лишней головной боли, обязательно вызовет недовольство в долгосрочной перспективе.И ничто не может разрушить бизнес быстрее, чем уволенные сотрудники.

Таким образом, сотрудники могут также подать заявку на смену с большим количеством уведомлений, что означает гораздо меньше шансов, что вам придется бороться, чтобы найти покрытие для незаполненных смен в последнюю минуту.

3. Стимулируйте доброжелательность, избегая микроменеджмента расписания.

Лучший способ управлять расписанием — это… немного отступить!

Поощряйте людей брать на себя ответственность за то, как они распоряжаются своим временем.Например, программное обеспечение для онлайн-планирования Planday позволяет сотрудникам вводить данные, когда они предпочитают работать. Таким образом, у вас будет информация, которая вам понадобится при назначении смен (а не хранится в вашем мозгу).

Если они не могут работать смену, позвольте им передать ее одному из своих коллег или попросите поменяться сменами. Это сэкономит вам бесчисленное количество часов, потраченных впустую на настройку и обновление расписания после его распространения.

Только будьте осторожны и не позволяйте членам команды меняться сменами с другим человеком, который не подходит для этой должности.Легкий способ предотвратить это — использовать инструмент планирования сотрудников, который упрощает сменные сделки на основе соответствующих наборов навыков. В любом случае вам потребуется система, которая автоматически сообщит об этих изменениях всем, кого это касается.

4. Делайте расписание максимально предсказуемым.

Если вы навязываете своим сотрудникам нерегулярный или непредсказуемый график работы, им будет сложно поддерживать хоть какое-то подобие порядка в своей жизни.

Мы не говорим здесь о случайных неудобствах — постоянно меняющиеся графики смен напрямую связаны с ухудшением когнитивных функций и ухудшением физического здоровья ваших сотрудников.

5. Сведите к минимуму конфликты планирования.

Хотя мы всегда рекомендуем сохранять последовательность смен, насколько это возможно, также рекомендуется чередовать смены, которые предпочитают или не любят ваши сотрудники, в интересах справедливости. Это также во многом поможет избежать любого восприятия фаворитизма среди определенных членов команды.

И хотя вы хотите упростить обмен сменами между рабочими, лучший подход — это в первую очередь попытаться минимизировать их. Вы получите от них максимум, если будете помнить об их предпочтениях и обязанностях при назначении смен. Не давайте членам вашей команды смены, которые они просто не могут работать, если только вы не хотите, чтобы они покинули корабль, как только появится что-то более подходящее.

Различные типы инструментов планирования работы: таблицы и программное обеспечение

Work scheduling tools illustration

Мы будем откровенны.Некоторые из этих инструментов планирования действительно сложно использовать эффективно просто потому, что они изначально не предназначены для составления расписания.

И это затрудняет планирование рабочего графика команды, который действительно работает. Давайте рассмотрим основные из них:

Excel

Преимущества

  • Низкая стоимость (а если у вас уже есть лицензия Office, она практически бесплатна)
  • Низкая кривая обучения для базового использования
  • Настраиваемый
  • Расширенная функциональность
  • Совместимость с Android, iOS, Windows и Mac OS X

Недостатки

  • Время создания и обновления
  • подвержен ошибкам
  • Не передается
  • Доступен только в одном месте
  • Нет контроля над разными версиями
  • Нет истории изменений
  • Невозможно использовать расширенные функции без специального обучения
  • Не улавливает конфликты расписания
  • Ограниченная информация
  • Не позволяет сотрудничать

Google Таблицы

Преимущества

  • Бесплатно
  • Низкая кривая обучения для базового использования
  • Доступен с любого устройства
  • Создан для совместной работы
  • Интегрируется с Google Suite

Недостатки

  • Требуется время на создание и обновление
  • Нет возможности автоматически уведомлять сотрудников об изменениях
  • Невозможно использовать расширенные функции без специального обучения
  • Не улавливает конфликты расписания
  • Ограниченная информация

Предупреждение: Если вы используете Google Таблицы для создания своего расписания, обязательно проверьте разрешения, прежде чем отправлять ссылку по электронной почте своей команде.Вы хотите, чтобы расписание было только для просмотра, то есть никто не может редактировать свои собственные смены.

Программа для планирования работы

Преимущества

  • Значительно сокращает время администратора, затрачиваемое на планирование (до 80%).
  • Доступно, в зависимости от провайдера
  • Доступен с любого устройства
  • Разрешает смену смены
  • Шаблоны для повторяющихся типов расписаний
  • Может создавать расписания на основе набора навыков
  • Можно настроить предупреждения о соответствии

Недостатки

  • Кривая обучения с переходом на новую платформу
  • Поддержка клиентов на бесплатных планах может быть ограничена

Примечание: В дополнение к вышеперечисленным параметрам существуют другие приложения для расписания работы, предназначенные для одиноких людей, например для фрилансеров, а не для ресторанов или предприятий розничной торговли.

Некоторые известные однопользовательские приложения для планирования работы на рынке включают Schedule Planner и WorkTime. Поскольку эти приложения не предназначены для работы с несколькими людьми или для посменных предприятий с более сложными требованиями к расписанию, мы не вдавались в подробности, лежащие в их основе.

В большинстве случаев предприятия предпочитают использовать Excel или Google Таблицы как обходные пути к специальному инструменту планирования сотрудников. В конце концов, они привычные и «бесплатные» (т.е. нет лишних внебюджетных расходов).Но вот в чем дело:

Таблицы просто не подходят для планирования сотрудников.

Excel отлично подходит для помощи в вычислениях и визуализации данных. Но использование его для управления расписанием работы всегда пагубно сказывается на вашей производительности, не говоря уже о производительности вашей команды.

По правде говоря, электронные таблицы не являются эффективным средством для управления расписанием ваших сотрудников, особенно если вы работаете в сменной организации. Планирование командных графиков в электронных таблицах может быть трудоемким, ненадежным, неэффективным и приводить к ужасной разрозненности.

Многие из вас, вероятно, уже знают это, особенно если в настоящее время вы используете электронные таблицы. Но если вам нужно больше убедительности, давайте рассмотрим, почему это так:

Для успешного управления расписанием команды требуется нечто большее, чем просто электронная таблица.

Такие программы, как Excel, просто не могут предложить вам ключевые функции, необходимые для автоматизации многих утомительных вещей, связанных с планированием смен. Например, сотрудники не могут заранее указать свою доступность. Это нужно будет сделать лично или по телефону, по SMS или электронной почте, и вам нужно будет добавить эти данные в себя.

Вы также не можете организовать свой персонал по навыкам или по тем, кто в настоящее время находится в ежегодном отпуске — их нужно будет отслеживать отдельно. Это означает, что вы в конечном итоге рассредоточиваете важные детали планирования по набору инструментов, что позволяет легко упустить деталь или тратить время на поиск одного ключевого фрагмента информации.

Хорошее приложение для планирования работы, однако, может объединить все коммуникации и данные, так что вы можете попрощаться с прокруткой старых цепочек писем или (что еще хуже) полагаться на память.

Расписания в электронных таблицах медленно строятся и обслуживаются.

Даже если вы воспользуетесь нашим удобным шаблоном, вы все равно потратите кучу времени на настройку, форматирование и обновление расписаний, поскольку изменения поступают из других мест.

В отличие от электронных таблиц, инструменты, созданные специально для планирования работы персонала, сделают всю эту тяжелую работу за вас.

Таблицы не помогут вам увидеть общую картину.

Без единого места для хранения всех ваших сотрудников и данных о расписании сложно понять, насколько эффективно вы планируете свою команду.

С помощью более мощного инструмента для планирования ваших сотрудников, такого как Planday, вы не только автоматизируете свое планирование, но и упростите множество повторяющихся административных задач. Вы также сможете выяснить, не укомплектованы ли вы кадрами. Вы можете мгновенно сравнить свои еженедельные затраты на заработную плату с доходами и сохранить компактный график, назначив ровно столько людей, сколько вам нужно для удовлетворения потребительского спроса.

Если вам кажется, что каждый рабочий день вы не получаете максимальной отдачи, у нас есть для вас хорошие новости: повысить производительность труда несложно.Это просто требует, чтобы вы более осознанно распоряжались своим временем. Узнайте, что делают клиенты Planday, чтобы проводить больше времени на работе:

Узнать больше

Почему другие предприятия переходят на программное обеспечение для планирования работы вместо Excel?

Illustration of woman using a scheduling software tool

Когда люди и процессы дезорганизованы, все, что находится ниже по течению, имеет тенденцию разваливаться.

Чтобы избежать описанных ниже ловушек и направить свою команду к успеху, необходимо что-то изменить.Вот некоторые из повторяющихся причин, по которым мы видим, что клиенты переключаются на инструмент планирования смены, такой как Planday:

  • Слишком много времени потрачено на поиски вещей. Не можете найти файлы? Или этот запрос на перерыв в вашем почтовом ящике? Время, потраченное на поиск, — это время, потраченное на бездействие.
  • Что-то упускают. Поскольку вы не смогли найти это письмо или забыли следить за чем-то, вы случайно запланировали этого сотрудника, пока он находится в ежегодном отпуске.
  • У всех повышенный стресс. И, как мы все знаем, дополнительный стресс приводит к дополнительным проблемам в других местах.
  • Снижение боевого духа среди членов команды. Как только моральный дух начнет падать, можно ожидать роста текучести кадров.
  • Потеря денег. Возникновение четырех предыдущих проблем, которые усугубляют друг друга.
  • Организация: И организация вашей команды начинается с самоорганизации!

Приступаем к построению рабочего графика Illustration of man building his schedule online

Прежде чем приступить к работе по своему расписанию, вам необходимо сделать следующее:

1.Составьте бюджет для заработной платы.

Обязательно отметьте все переменные, которые вызовут колебания в расписании (будь то периоды занятости, государственные праздники и т. Д.).

2. Попросите всех сотрудников сообщить о доступности и рабочих предпочтениях.

Удобно, Planday автоматизирует этот шаг от вашего имени.

3. Настройте сотрудников на платформе планирования работы.

Здесь вы можете ввести контрактные часы, установленные для каждого сотрудника, и другую важную информацию, которая вам нужна.Скорее всего, они будут включать в себя следующие варианты:

  • Навыки
  • Квалификация
  • Любые ограничения сверхурочной работы

4. Оцените виды смен, на которые вам нужно страхование.

Скорее всего, для вашего бизнеса потребуются разные должности, поэтому этот шаг особенно важен, если вы разрешаете сменную торговлю.

Если вы используете инструмент планирования смен, такой как Planday, вы можете автоматически ограничивать смены смен на основе различных наборов навыков.Это подводит нас к следующему пункту…

5. Оформите политику смены смены.

Убедитесь, что все члены команды находятся на одной странице, когда речь идет о вашей политике смены смены.

Возможно, стоит подумать об ограничении сделок менее чем за 24 часа до начала смены, так как на этом позднем этапе менее вероятно, что другой член команды выберет такой вариант.

И убедитесь, что у вас есть право вето на любые смены смены — например, вы можете не захотеть, чтобы ваши самые опытные сотрудники обменивались сменами с менее опытными членами команды, когда в ту же смену работают и новенькие сотрудники.

Когда у вас будет вся эта информация в инструменте планирования, вы можете приступить к составлению карты открытых смен, которые вам необходимо заполнить. Конечно, построение расписания — это не разовая работа.

6. Используйте шаблон, чтобы сэкономить время.

Вам не нужно каждый раз начинать с нуля. После того, как вы установили расписание, которое работает в течение установленного периода, на который вы работаете наперед (неделя, две недели или месяц), вы легко сможете использовать свое расписание в качестве шаблона для всех будущих графиков.

Это касается того, что нужно для начала (и, надеюсь, не слишком перегружать). Делайте что-то шаг за шагом, дайте себе возможность внести изменения в свой процесс планирования, и, если вы так склонны, подумайте о том, чтобы попробовать и Planday. У тебя есть это!

Больше никаких таблиц: поприветствуйте свой цифровой рабочий график от Planday.

Начните бесплатную 30-дневную пробную версию или запланируйте демонстрацию сегодня.

Illustration of man building his schedule online

,

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о