Бланк расход приход денежных средств: Кассовая книга (форма КО-4) в 2020 году. Скачать бланк (excel, word) и образец заполнения

Содержание

Форма КО-5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Если компания имеет большое число подразделений (например, отделов, секций, подотделов и т.д.), в каждом из которых есть свой кассир, то в работе используют документ по форме КО-5. В ней старший кассир фиксирует выдачу средств рядовым кассирам хозяйствующего субъекта или возврат от них. Как правильно заполнить книгу учета принятых и выданных сотрудником-кассиром денежных средств, расскажем в статье.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк книги учета по форме КО-5 .xlsСкачать образец книги учета по форме КО-5 .xls

Цели и порядок использования документа

Книгу ведет старший кассир центрального подразделения хозяйствующего субъекта. В документе он отмечает факт передачи денег кассирам остальных отделов. Выдача налички осуществляется в начале смены, тогда же и отмечают данный факт в книге по форме КО-5. Размер выдаваемой суммы должен соответствовать хозяйственным нуждам подразделения. В ситуации, если в конце трудового дня или смены деньги не были полностью потрачены, остаток возвращается в главную кассу. Данное действие тоже фиксируют в документе.

Книга позволяет быстро установить, сколько было выдано и принято наличных денег, сколько их осталось в конце рабочего дня, сколько составляет полученная выручка организации.

К сведению! Документ был создан и утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года №88.

Заполняем бланк КО-5

Книга учета по форме КО-5 имеет титульный лист и страницы с табличной частью.

Титульный лист заполняется просто: указывают название компании, ее отдела, номер по ОКПО, год, на который заводится книга, ФИО старшего кассира, который несет ответственность за заполнение документа.

Заполняем четные страницы

Здесь указывают сведения о том, сколько денег было выдано кассирам отделов или филиалов в начале дня или смены. В таблицу вносят такие сведения, как:

  1. Текущая дата.
  2. Сколько средств числилось в начале рабочего дня в главной кассе.
  3. Сколько денег было выдано рядовому кассиру. Данная сумма записывается прописью и цифрами.
  4. Подпись сотрудника, которому были выданы денежные средства.
  5. Сколько денег было получено рядовым кассиром за весь день по приходным операциям.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме КО-5. Часть 1

Заполняем нечетные страницы

Фиксируют получение налички старшим кассиром по окончании дня. В таблицу вносят такие данные:

  1. Сколько денег сдано старшему кассиру.
  2. Подпись старшего кассира в подтверждение получения денежных средств.
  3. Сколько наличных зафиксировано в кассе в конце дня. Эта же сумма записывается на следующий день в графу №2 таблицы на четной странице (остаток на начало дня).

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме КО-5. Часть 2

Важно! Если кассир получает от старшего кассира деньги на оплату труда работников, то первый обязан дать отчет по расходованию наличных в тот период, который указан в платежной ведомости. В ситуации, когда средства не были выплачены персоналу в течение одной смены или рабочего дня, кассир передает оставшуюся наличку старшему кассиру. Этот факт не фиксируется в книге учета. Заносятся лишь данные по окончании срока выплат, который числится в платежной ведомости: суммы депонированных средств.

Вместе с наличными средствами сотрудники-кассиры всех подразделений обязаны сдать приходные и расходные ордера.

Листы книги должны быть пронумерованы, сам документ необходимо скрепить (прошить). На нем руководитель ставит свою подпись и печать.

Форма КО-5 | Образец заполнения 2020

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств – это унифицированный документ, обязательный для применения организациями (ИП), имеющими большое количество подразделений (отделов, павильонов, секций и пр.), которые обслуживаются несколькими кассирами.

В этом случае один из кассовых работников назначается старшим кассиром, и на него возлагается обязанность по ведению книги учета.

Форма КО-5 служит для контроля перемещения наличных денег между главной кассой организации и кассами отделений. Благодаря ежедневной фиксации операций с наличностью этот документ позволяет вести учет:

  • принятых и выданных наличных денег;
  • остатка неиспользованных средств;
  • кассовых документов;
  • выручки, полученной за смену.

Прием и выдача наличности

В качестве первичных документов, согласно которым производятся выдача и возврат денежных средств, выступают приходный и расходный кассовые ордеры.

1) Ежедневно, в начале рабочей смены, старший кассир выдает наличные деньги доверенным работникам в объеме, достаточном для совершения необходимых хозяйственных операций.

Выдача наличных осуществляется под роспись ответственного лица в книге учета денежных средств.

Деньги из главной кассы могут выдаваться на руки как ответственным кассирам отделений, так и доверенным лицам (раздатчикам).

2) По окончании смены суммы неиспользованных средств возвращаются в главную кассу компании. В книге учета фиксируется сумма возврата и проставляется подпись ответственного сотрудника, сдающего наличность.

Наличные деньги, подлежащие возврату в главную кассу, должны быть упакованы в сумки (мешки, пакеты), предназначенные для монет и банкнот.

В ситуациях, когда денежная наличность направляется на выплату заработной платы, кассовый работник отделения обязан отчитаться по расходованию таких денег в срок, зафиксированный в платежной ведомости.

Если деньги по ведомости не были выплачены в течение одной смены, то остаток суммы невыданных средств ежедневно сдается в главную кассу под роспись кассира (раздатчика), но в книгу учета данные о таких суммах не заносятся.

И только после истечения срока выплат по ведомости суммы депонированных средств, возвращенных в основную кассу организации, фиксируются в книге учета.

3) Следует отметить, что в обособленных подразделениях компании на конец рабочего дня могут оставаться денежные средства в пределах установленного лимита.

Обязанность по ежедневной сдаче наличных в кассу головной организации с последующим получением на утро денег на размен – законодательно не установлена.

Такое решение юридическое лицо принимает самостоятельно путем оформления локального распорядительного документа.

Инструкция по заполнению книги учета

Книга учета действует в течение одного календарного года.

В целях структурирования и быстрого поиска нужной информации, отражение операций осуществляется следующим образом:

  • на четных страницах ведутся записи о приходе средств;
  • на нечетных страницах фиксируются расходные операции.

При ведении книги желательно не допускать ошибок.

Если внесена некорректная запись или допущена помарка, исправления вносятся следующим образом: ошибочные данные аккуратно зачеркиваются, рядом записывается верная информация, и проставляется Ф.И.О. и подпись ответственного лица (старшего кассира).

Титульный лист

Строка «Организация»

Вносится полное наименование организации (фамилия и инициалы индивидуального предпринимателя) с обязательным указанием правовой формы в соответствии с учредительными документами.

Сюда заносится код ОКПО, указанный в уведомлении Росстата.

Это показатель, отражающий вид деятельности организации или ИП, он присваивается на основании порядкового номера компании. Но оставление данного поля пустым не будет являться грубой ошибкой.

Структурное подразделение

Если таких подразделений у компании нет – ставится прочерк.

Под наименованием бланка указывается текущий год и Ф.И.О. старшего кассового работника.

Книга учета денежных средств

Листы книги учета

Каждый отдельный лист бланка содержит таблицу, состоящую из 5 столбцов (всего 10), в которые заносится следующая информация:

Порядковый номер столбцаСодержание
1Дата передачи денег старшим кассиром кассовому работнику отделения (раздатчику)
2Сумма остатка наличности у ответственного работника на начало смены
3Сумма денег, выданных доверенному сотруднику (в числовом выражении и прописью)
4Подпись кассового работника отделения (раздатчика)
5Сумма наличности, поступившая в кассу в течение смены по приходным операциям

Книга учета денежных средств

6Сумма денежных средств, переданная в главную кассу
7Сумма средств документами (при оплате банковскими картами и пр.), переданная старшему кассиру
8Общая сумма внесенной наличности
9Подпись старшего кассира, подтверждающая внесение денег
10Сумма остатка денежных средств у ответственного работника на конец смены

Книга учета денежных средств

Понравилась статья? Поделитесь в соц. сетях:

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5)

Инструкция по заполнению бланка книги учета по форме КО-5

Титульный лист:

В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ИП, ЗАО) и наименование организации (инициалы ИП) в соответствии с учредительными документами (например, ИП Петров И.А. или ООО «Компания»).

В строке «по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего книгу учета (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

Посередине указывается период, на который оформляется книга и ФИО кассира (удобней на каждого кассира оформлять свою книгу учета).

Листы книги учета:

Каждый лист книги учета содержит таблицу, состоящую из 10 столбцов:

В столбце 1 указывается дата передачи наличных денег между старшим кассиром и кассиром.

В столбце 2 указывается сумма остатка наличных денег у кассира на начало рабочего дня.

В столбце 3 указывается цифрами и прописью сумма наличных денег выданных кассиру.

В столбце 4 кассир подтверждает получение денег от старшего кассира и ставит свою подпись.

В столбце 5 указывается сумма денег, поступившая в кассу в течение дня по приходным кассовым документам.

В столбце 6 указывается сумма наличных денег, которые кассир передал старшему кассиру.

В столбце 7 указывается сумма денег, оплаченная документами, которые кассир передал старшему кассиру.

В столбце 8 указывается общая сумма денег, которую кассир передал старшему кассиру.

В столбце 9 старший кассир подтверждает получение денег от кассира и ставит свою подпись.

В столбце 10 указывается сумма остатка наличных денег у кассира на конец рабочего дня.

Отчет о движении денежных средств. Бланк 2020 года. Форма отчета

Составление данного вида отчетов происходит по итогам отчетных периодов и носит регулярный характер. Документ относится к «первичке», делается один раз в год и входит во внушительный комплект годовой бухгалтерской отчетности. Он показывает все финансовые поступления и исходящие перечисления, а также фиксирует остаток денежных средств на момент начала и конца периода.

Для чего нужен данный отчет

Документ является, можно сказать, обобщающим и дает четкое представление об обеспеченности компании наличностью. Это важно, поскольку иногда, даже имея полный порядок с основными средствами и прочими фондами, компания может страдать от недостатка денег, необходимых, например, для уплаты налогов и социальных взносов, выплаты заработной платы, перечислений поставщикам и т.п. Ко всему прочему, очевидно, что отсутствие ясной картины с наличными средствами всегда отражается на экономической составляющей организации, именно поэтому отчет имеет большое значение для определения дальнейших действий и перспектив по части финансов.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк отчета о движении денежных средств .xlsСкачать образец заполнения отчета о движении денежных средств .doc

Важную роль отчет играет и тогда, когда компания заинтересована в привлечении инвестиций, поскольку перед тем как включиться в какой-либо проект, требовательный инвестор всегда просит предоставления данного отчета и с пристрастием его изучает.

Кроме того, адресатами отчета о движении денежных средств могут выступать:

  • налоговая инспекция,
  • Росстат,
  • банковские учреждения,
  • учредители компании и т.д.

Кто обязан составлять отчет

Данный вид отчетности вменен в обязанность всех предприятий и организаций, за исключением субъектов малого предпринимательства, а также тех компаний, которые используют упрощенные методы ведения учета и отчетности по бухгалтерии и налогам.

Структура и содержание отчета

Для человека, не имеющего специального образования, документ может показаться довольно сложным. Он состоит из трех разделов, в которых в кодовых значениях отражаются денежные операции по трем основным показателям деятельности организации:

  • текущей,
  • финансовой
  • и инвестиционной.

При этом необходимо иметь ввиду, что не все денежные перемещения нужно вносить в данный документ. К исключениям относятся:

  • обменные операции с валютой,
  • получение и сдача кассовой наличности на счет в банке,
  • обмен денежных эквивалентов друг на друга,
  • перевод с одного счета организации на другой и т.п.

Полный список действий можно найти в п.6 ПБУ 23/2011.

Важная особенность: в отчет включаются любые денежные операции компании. подпадающие под его квалификационные требования, независимо от того, в денежных единицах какой страны они были произведены, но при этом все данные в документ вносятся только в российских рублях, и строго в той единице измерения (тысячи, миллионы), которая использовалась при составлении бухгалтерского баланса.

Пример составления отчета о движении денежных средств

Заполняем «шапку»

Поскольку документ носит крайне важный характер, к его составлению надо относится очень внимательно и заполнять все необходимые ячейки.

  1. Вначале в отчете указывается год, за который он был составлен.
  2. Далее вписывается полное наименование организации (с расшифровкой аббревиатуры организационно-правового статуса) и следующие данные:
    • дата составления,
    • код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций),
    • ИНН,
    • вид экономической деятельности (обязательно в виде кода ОКВЭД и расшифровки).
  3. Ниже опять же вписывается организационно-правовая форма и форма собственности, а рядом коды ОКОПФ (Общероссийский классификатор организационно-правовых форм) и ОКФС (Общероссийский классификатор форм собственности).
  4. В последней строке «шапки» документа указываются коды ОКЕИ (Общероссийский классификатор единиц измерения): т.е. тысячи или миллионы, используемые в отчете.

Образец отчета о движении денежных средств, часть 1

Заполняем раздел 1

Первый раздел документа содержит информацию о текущих денежных потоках.

  • Первым делом сюда вписываются сведения о «приходе»: в строку 4110 вносятся данные об общей сумме поступивших денежных средств, которая затем разбрасывается по ниже лежащим тематическим строкам, — от 4111 до 4119 — в соответствии с бухгалтерскими регистрами. Здесь учитываются операции от реализации услуг и товарно-материальных ценностей, арендных платежей, процентов, роялти и других «входящих» финансов.
  • В строке 4120 указывается общая сумма по произведенным в отчетный период платежам: оплате налогов и взносов в пенсионные фонды, заработной плате, перечислениях подрядчикам и поставщикам и т.д. Затем эта сумма точно также разносится в строки от 4121 до 4129.
  • Далее в строку 4100 вносится показатель сальдо от текущих операций (т.е. сумма «входящих» финансов за минусом произведенных расходов).
  • В этот же раздел вписываются сведения о денежных перечислениях и поступлениях, которые нельзя однозначно классифицировать.

Важный нюанс: расходы в таблице необходимо указывать в круглых скобках, а акцизы, оплаченные поставщикам и подрядчикам, ровно как и НДС включать сюда не надо.

Образец отчета о движении денежных средств, часть 2

Заполняем раздел 2

Аналогичным образом заполняется раздел под названием «Денежные потоки от инвестиционных операций». Перво-наперво в строку 4210 вписывается «всего поступлений», в том числе от реализации акций, возврата по займам, дивидендам, продажи внеоборотных активов и т.д., которое затем разносится в нужных значениях по соответствующим строкам (от 4211 до 4219).

Образец отчета о движении денежных средств, часть 3

Ниже точно также заполняются «платежи» по инвестиционным операциям. В строку 4220 вписывается показатель «всего», который потом в полном соответствии с бухгалтерскими регистрами расписывается по находящимся ниже строкам (от 4221 до 4219), в том числе по приобретению и прочим затратным операциям с внеоборотными активами, выплатой процентов, приобретением долговых бумаг и т.д.

Затем вписывается значение сальдо денежных потоков от всех действий инвестиционного характера (поступление за минусом затрат).

Образец отчета о движении денежных средств, часть 4

Заполняем раздел 3

Последний раздел документа посвящен денежным потокам от различного рода финансовых операций. Здесь все аналогично:

  1. сначала в строке 4310 указывается значение «всего» поступлений, которое затем распределяется по нижним строкам (от 4311 до 4319), в том числе сюда вписываются доходы от выпуска акций и облигаций, кредитов, займов и т.п.
  2. Далее идентично предыдущим разделам вносятся показатели «всего» по финансовым платежам в строку 4320 с последующим их разнесением в строки от 4321 до 4329.
  3. Затем указывается разница между «входящими» и «исходящими» денежными потоками за отчетный период по финансовым операциям.
  4. В завершение в документ включается общее сальдо всех трех денежных потоков за отчетный период (может быть как со знаком плюс, так и со знаком минус), остатки финансов на начало и конец периода, а также разница курса между денежными единицами других стран и российским рублем, которая рассчитывается по специальной формуле (заполняется только тогда, когда организация производила расчетные операции в валюте).

После составления отчета документ передается на визирование руководителю организации, который своей подписью удостоверяет подлинность внесенных в него сведений.

Образец отчета о движении денежных средств, часть 5

Кассовая книга. Бланк и образец заполнения 2020 года

Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк кассовой книги .xlsСкачать образец заполнения кассовой книги .xls

Кто ответственен за ведение книги

Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.

Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.

Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.

Основные правила оформления кассовой книги

  1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
  2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
  3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
    • титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
    • основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
  4. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
  5. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
  6. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
  7. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Инструкция по оформлению кассовой книги

В самом начале

  • На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
  • Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
  • На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

Образец заполнения кассовой книги, часть 1

Основная часть книги

  • На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
  • Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
  • Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
  • После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
  • Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
  • В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).

Образец заполнения кассовой книги, часть 2

Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.

Скопировать урл

Распечатать

Ваш вопрос – наш ответ

Задать вопрос

Образец журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров 2020

Кассовая документация традиционно требует особого подхода от бухгалтера, поскольку она связана с оборотом наличных денег. Кассир ведет кассовую книгу, а также оформляет приходные и расходные кассовые ордера. Для учета этих документов существует специальный журнал, в оформлении которого поможет разобраться эта статья.

КонсультантПлюс 2 дня бесплатно

Приход и расход наличных денежных средств по кассе организации оформляется специальными регистрами бухучета — кассовыми ордерами. Несмотря на то, что сейчас большинство расчетов компании предпочитают осуществлять безналичным способом, даже при выплате зарплаты или командировочных перечисления осуществляются на банковские карты, все равно через кассу проходит какое-то число денежных средств. Поэтому соблюдать кассовую дисциплину и правильно оформлять документы обязаны абсолютно все организации, у которых есть касса. Кроме первичных документов, в этом случае необходим журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. Разберемся, как его правильно оформить.

Форма журнала

Журнал приходных и расходных кассовых ордеров представляет собой обычную, так называемую «амбарную» книгу, в которую записываются все приходы и расходы по кассе. В отличие от кассовой книги, которая является учетным документом операций и остатков, журнал предназначен для регистрации и присвоения реквизитов всем сформированным кассиром приходным и расходным ордерам. Какой порядковый номер ордер получит в журнале, такой и будет ему присвоен.

Форму этого учетного документа каждая организация обязана утвердить в учетной политике. Существует унифицированная форма, утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 № 88, которая известна под кодом форма № КО-3. Однако ее применение с 2013 года обязательным не является, и использовать ее можно исключительно при желании организации. На ее основе или опираясь на собственный опыт и предпочтения каждая компания вправе разработать и утвердить свой вариант. При этом не следует забывать, что все остальные кассовые документы, в частности сами приходные и расходные одера, в соответствии с информацией Минфина № ПЗ-10/2012, являются обязательными и применяются исключительно в утвержденной форме.

Журнал регистрации приходных и расходных ордеров — это самый обычный бухгалтерский регистр сводного учета. Статьей 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учете» утверждение любых учетных регистров в организации является прерогативой ее руководителя. Однако разрабатывает и предоставляет документ для утверждения главный бухгалтер. Отдельно утверждать каждый такой регистр не нужно, достаточно привести все необходимые формы в приложениях к утвержденной учетной политике. Если будет применяться все же унифицированная форма, об этом также должно быть написано в учетной политике фирмы.

Требования к оформлению

Хотя форму журнала можно разработать самостоятельно, существует ряд требований к его оформлению, которые необходимо учесть. В частности, страницы такой «амбарной книги» обязательно должны быть пронумерованы сквозным способом, а затем прошиты. Количество страниц нужно указать на задней обложке, заверив их подписью уполномоченного лица и печатью компании (если она используется).

Сама книга внутри на каждой странице состоит из двух одинаковых по объему половин:

  1. Для приходных ордеров.
  2. Для расходных ордеров.

Предполагается, что одной страницы должно хватить на месяц, потому что вести записи необходимо параллельно. Информация о поступлении денег в кассу, а значит, о приходных документах, обычно располагается справа, а сведения о выданных из кассы деньгах (расходе) — слева.

Электронный вариант

Поскольку сейчас большинство компаний ведут бухучет в электронном виде, то и формировать журнал приходных и расходных ордеров в электронной форме законодательство не запрещает. Однако организация должна иметь техническую возможность оперативно превратить электронный документ в бумажный, то есть распечатать заполненный бланк и привести его в соответствие с установленными требованиями. Однако, если у ответственного лица (бухгалтера или кассира) есть квалифицированная электронная подпись, которой он заверяет записи в электронных документах, бумажные копии можно и не печатать. Электронный вариант будет иметь необходимые реквизиты, а значит, и юридическую силу.

Заполнение журнала регистрации кассовых ордеров

Заполнять эту учетную книгу совсем не сложно, если руководствоваться рекомендациями Минфина. Вне зависимости от того, применяется унифицированная форма или бланк, разработанный самостоятельно, на обложке нужно обязательно указать:

  • название фирмы;
  • структурное подразделение организации, где расположена касса;
  • коды;
  • дату, когда начато ведение журнала;
  • данные ответственного за регистрацию лица (должность и Ф.И.О.).

Выглядеть правильно заполненный титульный лист должен так:

КонсультантПлюс 2 дня бесплатно

Внутри книги обязательно нужно сделать разделение на «приход» и «расход», а также предусмотреть обязательные графы для следующих данных по каждому кассовому ордеру:

  • номер ордера и дата его составления;
  • сумма расхода или прихода;
  • примечания для указания краткой информации о сути операции.

Внутренние страницы, заполненные с соблюдением всех установленных требований, будут выглядеть так:

КонсультантПлюс 2 дня бесплатно

Номера у приходных и расходных документов должны быть отдельными по каждому виду. Сквозная нумерация не допускается.

Ответственность за нарушения в оформлении и отсутствие регистра

Ведение журнала приходных и расходных ордеров является обязательным для всех организаций, однако за его отсутствие никакая отдельная административная ответственность для руководителей или бухгалтеров законодательством не предусмотрена. Единственное, на что могут в этом случае указать организации проверяющие, — на нарушение порядка ведения бухгалтерского учета.


Образец заполненной унифицированной формы журнала

Образец. Ведомость расходования денежных средств из кассы отделения иностранного юридического лица. Форма № 4-впп (инструкция ГНС РФ от 16.06.95 № 34 (в ред. От 29.12.95 № вз-6-06-672))

                                                        Приложение Nо. 3
                                            к Инструкции Государственной
                                                        налоговой службы
                                                    Российской Федерации
                                                      от 16.06.95 Nо. 34

                                                          Форма Nо. 4-впп

         ВЕДОМОСТЬ РАСХОДОВАНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ИЗ КАССЫ ОТДЕЛЕНИЯ
          _________________________________________________________
            (полное наименование иностранного юридического лица)

                          ЗА _____________________
                             (месяц, квартал, год)

    +---------------------------------------------------------------------------------+
    ¦Nо.¦  Дата ¦ Сумма ¦Валюта ¦   НДС    ¦Курс  ¦ Сумма расхода в ¦  Вид ¦  Номер   ¦
    ¦п/п¦расхода¦расхода¦расхода¦уплаченный¦Банка ¦     рублях      ¦затрат¦первичного¦
    ¦   ¦       ¦       ¦       ¦          ¦России+-----------------¦      ¦документа ¦
    ¦   ¦       ¦       ¦       ¦          ¦      ¦ общая¦включаемая¦      ¦          ¦
    ¦   ¦       ¦       ¦       ¦          ¦      ¦      ¦в затраты ¦      ¦          ¦
    +---+-------+-------+-------+----------+------+------+----------+------+----------¦
    ¦   ¦   1   ¦   2   ¦   3   ¦    4     ¦  5   ¦  6   ¦    7     ¦  8   ¦     9    ¦
    +---+-------+-------+-------+----------+------+------+----------+------+----------¦
    ¦ 1 ¦       ¦       ¦       ¦          ¦      ¦      ¦          ¦      ¦          ¦
    +---+-------+-------+-------+----------+------+------+----------+------+----------¦
    ¦ 2 ¦       ¦       ¦       ¦          ¦      ¦      ¦          ¦      ¦          ¦
    +---+-------+-------+-------+----------+------+------+----------+------+----------¦
    ¦ 3 ¦       ¦       ¦       ¦          ¦      ¦      ¦          ¦      ¦          ¦
    +---+-------+-------+-------+----------+------+------+----------+------+----------¦
    ¦ 4 ¦       ¦       ¦       ¦          ¦      ¦      ¦          ¦      ¦          ¦
    +---+-------+-------+-------+----------+------+------+----------+------+----------¦
    ¦ 5 ¦       ¦       ¦       ¦          ¦      ¦      ¦          ¦      ¦          ¦
    +---+-------+-------+-------+----------+------+------+----------+------+----------¦
    ¦ 6 ¦       ¦       ¦       ¦          ¦      ¦      ¦          ¦      ¦          ¦
    +---+-------+-------+-------+----------+------+------+----------+------+----------¦
    ¦ 7 ¦       ¦       ¦       ¦          ¦      ¦      ¦          ¦      ¦          ¦
    +---+-------+-------+-------+----------+------+------+----------+------+----------¦
    ¦ 8 ¦       ¦       ¦       ¦          ¦      ¦      ¦          ¦      ¦          ¦
    +---+-------+-------+-------+----------+------+------+----------+------+----------¦
    ¦   ¦Итого  ¦       ¦       ¦          ¦      ¦      ¦          ¦      ¦          ¦
    +---------------------------------------------------------------------------------+

         Глава отделения _______________
                            (подпись)


                                КОММЕНТАРИИ:
                                ------------
         Налоговый учет иностранными юридическими лицами, осуществляющими
    деятельность    в    Российской    Федерации     через     постоянное
    представительство,  должен  вестись  способом,  который удовлетворяет
    требованиям налоговых органов,  по формам учета  доходов  и  расходов
    NNо.  1-пп,  2-пп, 3-пп и формам ведомостей NNо. 1-впп, 2-впп, 3-впп,
    4-впп, 5-впп, 6-впп, указанным в Приложении Nо. 3.

  

бланков расходов | Финансовый отдел

перейти к содержанию

University of Cambridge

  • Учеба в Кембридже
  • Об университете
  • Исследования в Кембридже

Поиск по сайту

Домой

  • Учеба в Кембридже
  • студент

    • курсы
    • применение
    • События и дни открытых дверей
    • Сборы и финансы
    • Студенческие блоги и видео
  • Выпускной

    • Почему Кембридж
    • Квалификация
      каталог
    • Как подать заявку
    • Сборы и финансирование
    • Часто задаваемые вопросы
      вопросы
  • Международный
    ученики
  • Непрерывное образование
  • Исполнительное и профессиональное образование
  • Курсы в образовании
  • Об университете
  • Как
    Работа университетов и колледжей
  • история
  • Посещение университета
  • Срок действия и календари
  • карта
  • Для СМИ
  • Видео и аудио
  • Найдите эксперта
  • Публикации
  • Международный Кембридж
  • Новости
  • События
  • Общественное участие
  • работы
  • Пожертвовать Кембриджу
  • Исследования в Кембридже
  • Для персонала
  • Для нынешних студентов
  • Для выпускников
  • Для бизнеса
  • Колледжи и факультеты
  • Библиотеки и объекты
  • Музеи и коллекции
  • Электронная почта и поиск по телефону
  • Дом
  • Услуги персонала и отдела
  • Заявки на возмещение расходов

Финансовый отдел

  • Дом
  • Услуги персонала и отделов
    • Обзор услуг персонала и отделов
    • Группа финансовых пользователей (FUG)
    • Пансионаты
    • Настройка клиента / поставщика
      • Обзор настройки клиента / поставщика
      • Создание поставщика
      • Настройка клиентов
    • Требования к оплате
      • Обзор требований о возмещении расходов
      • Тарифы
      • Прожиточный минимум
      • Формы расходов
    • Бюро финансового персонала
      • Обзор финансового отдела
      • Форма бронирования бюро персонала
    • Страхование
    • Планирование и распределение ресурсов
    • Службы закупок
    • Общие службы
    • Налог
      • Обзор налогов
      • НДС
      • Международные налоговые сертификаты (с ограничениями)
      • Работники, не работающие по найму
        • Обзор работников, не оплачиваемых работниками
        • Часто задаваемые вопросы о выплате заработной платы
        • OPW Communications
        • Блок-схемы
        • Калькулятор OPW
    • Формы
  • Политика и процедуры
    • Обзор политик и процедур
    • Помощь при КОРОНАВИРУСЕ / COVID-19
      • КОРОНАВИРУС / COVID-19 Обзор помощи
      • Удаленный доступ к финансовым системам
      • Счета к оплате
      • Дебиторская задолженность
      • Барклайкард
      • Касса
      • Счета клиентов
      • Электронные продажи
      • Финансовые последствия
      • Служба поддержки
      • Страхование
      • GL и конец месяца
      • Заработная плата
      • Закупки
        • Обзор закупок
        • СИЗ для повторного открытия зданий
        • Для отделов — руководство поставщика
          • Для отделов — обзор руководства поставщика
          • Положение о государственных контрактах 2015 г. и ППН 02/20
          • Приложение 1: Руководство по управлению имуществом
        • Поставщикам
      • Обучение
      • Налог
    • Процедуры экстренной закупки
    • Руководящие принципы Брексита
      • Руководящие принципы Брексита Обзор
      • Подготовка к Brexit: планы действий в чрезвычайных обстоятельствах цепочки поставок
      • Рекомендации по закупкам, если Великобритания выходит из ЕС без сделки
      • AR Рекомендации, если Великобритания выходит из ЕС без сделки
    • Финансовые положения
      • Обзор финансовых положений
      • А.Предварительная
      • Б. Начальники отделов
      • C. Заключение и начало контракта
      • D. Доходы и расходы
      • E. Инвестиции и заимствования
      • F. Закупки
      • G. Взяточничество и мошенничество
      • H. Корпоративные требования
      • I. Коммерческая деятельность
      • J. Штатное расписание
      • К. Имущество
      • L. Власть
      • M. Пояснительная записка
      • Расписания
        • Обзор графиков
        • Приложение 1 — Порядок проведения конкурса
        • Приложение 2 — Определение, советы и рекомендации
    • Финансовые процедуры
      • Обзор финансовых процедур
      • Глава 2 — Бюджетное планирование и контроль
        • Глава 2 — Обзор бюджетного планирования и контроля
        • Введение
          • Введение Обзор
          • Почему мы устанавливаем бюджеты?
          • Что мы подразумеваем под бюджетным контролем?
          • Роль финансового менеджера
          • Ведомственные обязанности
          • Контрольный список для администраторов
        • Бюджетное планирование
          • Обзор бюджетного планирования
          • Какие бюджеты мы устанавливаем в университете?
          • Как и когда университет устанавливает свой бюджет?
          • Какие виды деятельности не имеют бюджета в УФС?
          • Как составить бюджет для трастовых фондов?
          • Как внести в бюджет другие виды деятельности, не связанные с сундуками, например торговлю?
          • Построение бюджета
          • Составление бюджета возмещения накладных расходов
          • Какие коды транзакций используются для бюджетов в UFS
          • В чем разница между составлением бюджета и прогнозированием?
          • Что происходит с бюджетами в конце финансового года?
        • Мониторинг и контроль бюджетов
          • Обзор мониторинга и контроля бюджетов
          • Что такое дисперсия?
          • Виды отклонений
          • Сводный финансовый отчет
          • Другие способы контроля расходов
          • Что делать, если бюджет превышен
          • Коды передачи
          • Учет обязательств
          • Дополнительные инструменты, которые можно использовать
          • Бюджетные направления
          • Отчеты / запросы по грантам
        • Мониторинг и контроль расходов по сравнению с доходом
          • Мониторинг и контроль расходов по сравнению с обзором доходов
          • Какие отчеты сравнивают расходы с имеющимся доходом
          • Важность соотнесения доходов с расходами
          • Излишки расходов
        • Приложения
      • Глава 3 — План счетов
        • Глава 3 — Обзор плана счетов
        • Раздел 1: Рекомендуемая литература для всех пользователей
          • Раздел 1: Рекомендуемая литература для всех пользователей Обзор
          • Введение
          • Сегмент предприятия
          • Отделение сегмента
          • Сегмент МВЗ
          • Сегмент источника средств
          • Сегмент операции
          • Запасной сегмент
        • Раздел 2: Коды источников средств
          • Раздел 2: Обзор кодов источников средств
          • Источники средств «А»: Сундук
          • «B» Источники средств: расходы возмещаются из внешних источников
          • «E» Источники средств: Общие резервы
          • «F» Источники средств: особые резервы
          • «G» Источники средств: хозрасчетная деятельность
          • «H» Источники средств: специальные пожертвования
          • «I» Источники средств: особые пожертвования
          • «J» Источники средств: специальные гранты
          • «K» Источники средств: Целевые фонды
          • «L» Источники средств: ассигнования в целевые фонды
          • «M» Источники средств: гранты и контракты на исследования
          • «П» Источники средств: капитальные проекты
          • «Z» Источники средств: Амортизация
        • Раздел 3: Коды транзакций
          • Раздел 3: Обзор кодов транзакций
          • Важность кодов транзакций
          • Формат
          • Коды передачи
        • Раздел 4: Роль плана счетов в отчетности
          • Раздел 4: Роль плана счетов в обзоре отчетности
          • Подготовка финансовой отчетности и управленческой информации
            • Подготовка финансовой отчетности и обзор управленческой информации
            • Сводные отчеты
            • Отчетность на уровне университета
            • Отображение остатков в Главной книге
      • Глава 4 — Процедуры закупок
        • Глава 4 — Обзор процедур закупок
        • Закупки
          • Обзор закупок
          • Назначение
          • Финансовые положения
          • Ведомственные закупочные процедуры
          • Рабочая группа по закупкам
          • Директивы ЕС о государственных закупках
          • Соображения по охране окружающей среды
          • Другие законодательные аспекты
        • Кодекс этики
          • Обзор этического кодекса
          • Соответствие финансовым положениям
          • Конфиденциальность и достоверность информации
          • Беспристрастность
          • Взяточничество и коррупция
        • Цикл закупок
          • Обзор цикла закупок
          • УФС
          • Внешние закупки
          • Идентификационные требования
          • Рамочные контракты
          • Требования к конкурсным предложениям
          • Получение конкурсных заявок
          • Выбор поставщиков
          • Обработка заказа
          • Приложение: блок-схема цикла закупок
        • Директивы ЕС о государственных закупках
          • Обзор директив ЕС о государственных закупках
          • Контракты, подпадающие под действие Директивы
          • Тендерные процедуры ЕС
          • Реклама в Официальном журнале Европейских сообществ (OJEC)
        • Процедуры импорта
          • Обзор процедур импорта
          • Экспедиторы
          • Покупка товаров и услуг за пределами ЕС
          • Покупка товаров и услуг в ЕС
        • Экологические соображения
          • Обзор экологических соображений
          • Технические характеристики, стандарты и критерии награждения
          • Руководство по продукции
        • Утилизация избыточного оборудования
          • Утилизация избыточного оборудования Обзор
          • Реклама и продажа лишнего оборудования
          • Требования законодательства
          • Форма выбытия основных средств
      • Глава 5a — Статус занятости
        • Глава 5a — Обзор статуса занятости
        • Риски
        • Важность соответствия
        • Университетская процедура
          • Обзор университетской процедуры
          • Краткосрочные академические задания
          • Выплаты студентам
          • Волонтерские выплаты
          • Онлайн-форма FD3 (Raven)
            • Онлайн-форма FD3 (Raven) обзор
        • Факторы определения статуса
        • Прочие соображения
        • Приложение A: Обзор ИБП
      • Глава 5b — Расходы и выгоды
        • Глава 5b — Обзор затрат и выгод
        • Введение
          • Введение Обзор
          • Приложение
          • Общая политика
          • Налоговые последствия выплаты льгот и расходов
        • Общие процедуры расходов
          • Обзор общих процедур расходов
          • Расходы на истребование
          • Авансы
          • Использование университетских кредитных карт
          • Возмещение сотрудниками личных командировочных расходов
          • Расходы не подтверждены квитанциями и т. Д.
          • Заполнение декларации P11D
        • Путешествие сотрудников университета
          • Обзор командировок сотрудников университета
          • Политика проезда
          • Определение деловой поездки
          • Без личной выгоды
          • Предварительное разрешение на поездку по делам университета
          • Финансирование
          • Бронирования путешествий
          • Поездка на личном автомобиле
          • Парковка
          • Взять напрокат
          • циклов
          • Местный общественный транспорт
          • Такси
          • Поездка на поезде
          • Авиаперелет
          • Eurostar / паромы
          • Паспорта
          • Визы, прививки
          • Страхование путешествий
          • Прочие деловые расходы во время путешествия
        • Суточные
          • Суточные
          • Обзор

          • Ставки прожиточного минимума работникам
          • Размещение сотрудников в командировках
          • Телефонные звонки и аналогичные непредвиденные расходы
        • Расходы для лиц, не являющихся сотрудниками
          • Обзор расходов для лиц, не являющихся сотрудниками
          • Путешествие для супругов и членов семьи
          • Посетители, вовлеченные в образовательную деятельность
          • Суточные приезжающим иностранным ученым
          • Выплаты добровольцам-исследователям, непрофессионалам и участникам клинических испытаний
            • Выплаты добровольцам-исследователям, непрофессиональным участникам и участникам клинических испытаний Обзор
            • FAQ — Платежи UPS5 для участников исследования
          • Путевые расходы консультантов и т. Д.
          • Путевые расходы лиц, пришедших на собеседование
        • Развлекательный
          • Развлекательный обзор
          • Деловые развлечения
          • Развлечения для персонала
        • Преимущества
          • Обзор преимуществ
          • Связь
          • Работа на дому
          • Защитная одежда и униформа
          • Использование фургонов и пулов
          • Оборудование для оказания помощи людям с ограниченными возможностями
          • Подписки
          • Публикации
          • Подарки доброй воли от третьих лиц
          • Обучение и развитие
          • Переезд и выселение
          • Схема акционерного капитала
          • Размещение, связанное с работой
          • Кредиты
          • Продажи сотрудникам
          • Личные покупки у поставщиков университета
          • Частное медицинское страхование
          • Проверка зрения
          • Консультации по вопросам благосостояния
          • Гигиена труда
          • Простые преимущества
          • Награды за выслугу лет
          • Ясли вуза
          • Университетская игровая схема
          • Схема жертвоприношений / ваучеров по уходу за детьми
          • Общественные мероприятия и спортивные клубы
        • Приложения
      • Глава 6 — Неплатные расходы
        • Глава 6 — Обзор неплатных расходов
        • Поставщики
          • Обзор поставщиков
          • Доступ персонала к базе данных поставщиков
          • Поиск в системе и запросы новых поставщиков
          • Поставщики с Хай-стрит
          • Запросы нового поставщика
          • Поправки к существующим поставщикам
          • Дубликаты / деактивированные поставщики
          • Неактивные поставщики
          • Факторинговые компании
        • Обработка счетов-фактур поставщиков
          • Обзор обработки счетов-фактур поставщиков
          • Скидки при расчетах с поставщиками
          • Путевые расходы
          • Внутренняя торговля
          • Оплата факторинговой компании
          • Неправильные распределения заказов на закупку
        • Платежи
          • Обзор платежей
          • Платежные группы (что они означают?)
          • Способы оплаты
          • Аннулирование чека
          • Копирование счетов-фактур поставщика
          • Выплаты работникам (не связанные с заработной платой)
        • Операции в иностранной валюте
          • Обзор операций в иностранной валюте
          • Курсы обмена иностранных валют
          • Использование обменных курсов
          • Аванс в иностранной валюте
          • Международные платежные поручения (IPO)
        • Процедуры по кредитной карте
          • Обзор процедур по кредитной карте
          • Цели операций с кредитными картами
          • Процесс подачи заявления
          • Ведомственные кредитные карты
          • Использование карты
          • Ежемесячные выписки по кредитной карте
          • Формы ежемесячных расходов по кредитной карте
          • Ежемесячный учет
          • Налоговые льготы
          • Администрирование держателей карт
          • Ежемесячный контрольный список начальника отдела / администратора
        • Конец месяца
        • Приложения
      • Глава 7 — Кассовые и банковские процедуры
        • Глава 7 — Обзор кассовых и банковских процедур
        • Кассир университета
          • Обзор кассира университета
          • Услуги доступны
          • Международные платежные поручения
      • Глава 8a — Внешняя торговля и кредитный контроль
        • Глава 8a — Обзор внешней торговли и кредитного контроля
        • Контрольный список для администраторов
        • Соображения перед внешними продажами
          • Соображения перед внешними продажами Обзор
          • Следует ли университету делать эту продажу?
          • Благотворительный статус
          • Установление правильной цены для начисления (полная экономическая калькуляция)
          • Неуниверситетская коммерческая деятельность
          • Маркетинг и реклама
        • Предпродажные процедуры
          • Обзор предпродажных процедур
          • Кредитные риски отдельных видов деятельности
          • Кредитоспособность внешних клиентов
          • Определение правильного режима НДС
          • Положения и условия
          • Соответствующие способы оплаты
          • Котировки
          • Заказы клиентов на закупку
        • Создание продаж
          • Обзор создания продаж
          • Создание клиентских счетов в UFS
          • Выставление счетов-фактур
          • Получение счета-фактуры, выставляемой самостоятельно
          • Возврат средств клиенту
          • Процедуры в конце месяца
          • Прочая торговая документация
          • Получение платежа
        • Управление долгом
          • Обзор управления долгом
          • Мониторинг долга
          • Подходы к взысканию для отдельных категорий должников
          • График восстановления
          • Способы восстановления
          • Учет попыток восстановления
          • Проценты
          • Согласование предложенных планов платежей
          • Взыскание
          • Резерв по сомнительным долгам
          • Списание безнадежных долгов
        • Приложения
      • Глава 8b — Внутренняя торговля
        • Глава 8b — Обзор внутренней торговли
        • Введение
        • Покупка товаров / услуг в других отделах
        • Продажа товаров / услуг из других отделов
        • Мониторинг и дальнейшее руководство
        • Приложение A — Номера клиентов
      • Глава 9 — НДС и другие налоги
        • Глава 9 — Обзор НДС и других налогов
        • Когда взимается НДС
        • Как работает НДС в университете
        • Продажи / доход в Великобритании
          • Продажи / доход в Великобритании обзор
          • Образование
          • Принадлежности, имеющие непосредственное отношение к образованию
          • Аренда помещений
          • Услуги квалифицированного медицинского персонала
          • Почтовая оплата
          • Книги и прочая печатная продукция
          • Еда
          • Реклама
          • Продажа предметов, освобожденных от медицинского страхования (с нулевой ставкой)
          • Продажа по льготной ставке
          • Прочие продажи
        • Продажи членам ЕС
          • Продажи членам ЕС Обзор
          • Товары для юридических и физических лиц в ЕС
          • Услуги предприятиям в ЕС
          • Услуги физическим лицам в ЕС
        • Продажи остальному миру
          • Продажи остальному миру обзор
          • Товары для юридических и физических лиц за пределами ЕС
          • Продажа услуг предприятиям, не входящим в ЕС
          • Продажа услуг физическим лицам, не являющимся членами ЕС
        • Распространенные ошибки при учете НДС на прибыль
          • Распространенные ошибки при учете НДС при обзоре доходов
          • Пожертвования и взносы
          • Гранты
          • Подзарядки
          • Возмещение
          • Возврат (деньги, полученные от поставщиков)
          • Судебные сборы
        • Типичные покупки в Великобритании
          • Типичные покупки в Великобритании Обзор
          • Реклама
          • Книги
          • Деловые развлечения
          • Питание и размещение
          • Требования о возмещении расходов
          • Еда
          • Товары для инвалидов
          • Аренда помещений
          • Кровь и органы человека
          • Страхование
          • Покупки, освобожденные от медицинского страхования
          • Поставщики без НДС
          • Марки / сборы за франкировальные машины
          • Проездных
        • Обработка товаров и услуг без НДС в Великобритании
        • Покупка товаров из-за пределов Великобритании, если Великобритания покинет ЕС 12 апреля без сделки
        • Покупка товаров в ЕС
        • Посылки из-за пределов Великобритании, если Великобритания покинет ЕС без сделки 31 октября 2019 года
        • Покупка товаров за пределами ЕС
        • Закупка услуг за пределами Великобритании до и после 31 октября 2019 г.
        • Duty Relief
          • Обзор Duty Relief
          • Пошлины
          • Руководство доступно на рельефах

.

Шаблон формы расходов

Остаток по кредитной карте

На странице «Образец» показано, как сальдо кредитной карты изменяется с каждой транзакцией в этом шаблоне формы расходов.

Это отличается от того, как это работает для коммерческого банковского счета, где баланс увеличивается с получением платежа и уменьшается при покупке чего-либо.

Полученные деньги уменьшают остаток

Если это деньги, полученные на счет кредитной карты, то остаток в шаблоне формы расходов уменьшается на .

Например, если баланс вашей кредитной карты составляет 1040 долларов, и вы производите платеж по кредитной карте со своего коммерческого банковского счета на сумму 1000 долларов, баланс кредитной карты снизится до 40 долларов.

Вот и все, что осталось от компании-эмитента кредитной карты. Вот как это будет отображаться в этом шаблоне формы расхода.

Затраченные деньги увеличивают Баланс

Если вы что-то покупаете, баланс кредитной карты увеличится.

Например, предположим, что баланс вашей кредитной карты составляет 1195 долларов США, и вы платите за пополнение мобильного телефона на сумму 45 долларов США, баланс кредитной карты увеличивается до 1290 долларов США.Вот как это будет отображаться в шаблоне формы расхода.

В шаблоне формы расходов баланс кредитной карты отображается как нормальное значение, если это остаток, который вы должны компании-эмитенту кредитной карты (например, 250,00 долларов США), но он будет отображаться как отрицательное значение красным цветом, если вы заплатили слишком много на свой счет. кредитная карта (пример — 50 долларов США).

в каком отчете идет баланс кредитной карты?

Остаток по кредитной карте отображается в балансе в разделе «Обязательства» на счете под названием «Причитающийся остаток по кредитной карте», потому что любой остаток по кредитной карте, причитающийся компании, выпускающей кредитные карты, подобен ссуде от нее.

Все ссуды являются обязательствами, потому что это деньги, которые вы должны другому бизнесу. При этом некоторые бухгалтеры будут включать баланс в разделе «Активы» баланса как отрицательный, что вполне приемлемо.

лимит кредитной карты

Некоторые люди ошибаются, думая, что они должны показать
их кредитная карта лимит суммы на
их отчеты, но это не так.

Лимит кредитной карты не влияет на кредитную карту
бухгалтерский учет и не должны включаться в финансовую отчетность предприятия.

Только та сумма, которую вы потратили, которая должна быть погашена.
карточная компания — это то, что нужно показать.

задержка времени обработки

Обработка и зачисление транзакции по вашей кредитной карте часто может занять до 5 или более дней.

Допустим, вы купили ноутбук 31 января за 800 долларов. Если вы воспользуетесь интернет-банком и проверите данные своей кредитной карты, вы, скорее всего, обнаружите, что даже если баланс кредитной карты увеличился на 800 долларов (и даже это может занять несколько дней) чтобы происходить), когда вы смотрите на детали на странице транзакции кредитной карты, там может быть еще нет деталей — это может быть просто электронная транзакция или что-то подобное, но еще не отображать название компании, у которой вы купили ноутбук.Он покажет это, когда сумма будет очищена.

Итак, как вы должны учесть это в шаблоне формы расходов?

  1. Если сумма покупки была вычтена с вашей кредитной карты из общего баланса на дату покупки, введите ее в шаблон формы расходов на эту дату. Это обеспечит актуальность баланса вашей кредитной карты.
  2. Если сумма покупки еще не была вычтена из общего баланса, оставьте ее до тех пор, пока баланс не изменится.

Ваша цель — убедиться, что баланс шаблона формы расхода соответствует остатку на счете кредитной карты, поэтому независимо от того, получаете ли вы к нему доступ через интернет-банкинг или ждете получения бумажной выписки, убедитесь, что шаблон соответствует ей.

Вы можете использовать последний столбец с заголовком R, чтобы отмечать каждую транзакцию как согласованную при проверке их в выписке по кредитной карте. R означает согласовано, C означает проверено, X означает проверено, а тире может означать все, что вы хотите! Выберите любой, который вам нравится использовать.

что делать, если выписка по кредитной карте заканчивается в середине месяца (не в последний день)

Шаблон формы расхода для каждого месяца запускается с 1-го числа по 31 (или 30-е) числа месяца.

Тем не менее, в большинстве случаев Выписки по кредитным картам заканчиваются конечным балансом 15-го числа или чем-то подобным.

Не паникуйте!

По-прежнему используйте все фактические даты ваших транзакций и просто отметьте как согласованные все транзакции до 15 числа месяца.Все это означает, что вам придется подождать несколько недель, прежде чем вы увидите окончательный отчет о прибылях и убытках за предыдущий месяц.

,

Путевые и другие возмещаемые расходы — Правила и инструкции

Политика в отношении командировочных и других возмещаемых расходов

Руководство по командировочным и другим возмещаемым расходам

Как потребовать возмещение расходов

Управление записями и план файлов UT

Объектив

Цель состоит в том, чтобы определить и разрешить возмещение разумных расходов, понесенных путешественниками из Университета Торонто на командировки в университет, и других возмещаемых расходов на справедливой основе, обеспечивая максимально возможную гибкость.Эта политика рассчитана на то, чтобы полагаться на добрую волю и усмотрение сотрудника и руководителя, и в то же время позволяет Университету выполнять свои обязательства по руководству как государственному учреждению.

Область применения

Настоящая политика распространяется на всех преподавателей, сотрудников, студентов и других лиц Университета Торонто (за исключением внешних поставщиков услуг, например консультантов), которые несут командировочные и связанные с ними расходы, а также на все командировочные и другие возмещаемые расходы, понесенные независимо от их источника финансирования.Если правила выдачи агентств или условия конкретной награды более строгие или налагают более строгие ограничения, эти правила имеют приоритет перед правилами университета.

Ключевые принципы

Университет Торонто возместит наличные, командировочные расходы в университет и связанные с ними расходы, которые являются законными, разумными и подходящими для предпринимаемой деловой деятельности, а также соответствуют условиям, установленным источником финансирования, использованным для их оплаты. Расходы должны были быть понесены лично истцом, т.е.е. истец не требует возмещения от имени другого лица.

Руководящий принцип заключается в том, что человек не должен ни получать, ни терять личные средства в результате командировок. Оригиналы квитанций от поставщиков должны подтверждать все позиции требований о возмещении расходов, за исключением требований о выплате суточных, где это применимо. Если оригиналы квитанций недоступны из-за договоренностей о совместном финансировании, копия чека возмещения из другого источника финансирования должна сопровождать запрос на возмещение от Университета.

Разумным считается способ передвижения, который обеспечивает адекватные стандарты комфорта, удобства, безопасности и эффективности и является наиболее экономичным в данных обстоятельствах.
Все претензии по расходам должны подаваться на возмещение своевременно, и было бы неразумно ожидать возмещения более чем через год после того, как были понесены соответствующие расходы.

Инструкции по индивидуальным командировочным расходам см. В Руководстве по дорожным и другим возмещаемым расходам ниже.

Сертификаты и ответственность

1. Общие

Все требования о возмещении расходов из фондов Университета, будь то операционные фонды, фонды с ограничениями, капитальные или вспомогательные фонды, требуют единовременного утверждения лицом, которому заявитель отчитывается. Ответственность заявителя и утверждающего лица заключается в обеспечении того, чтобы расходы были понесены для законных целей университетской деятельности; разумны в контексте деловой активности вуза; и находятся в соответствии с этой политикой, применимыми руководящими принципами агентства по предоставлению грантов или условиями конкретного контракта, , в зависимости от того, что налагает более строгие ограничения .Как организация в более широком государственном секторе (BPS) Онтарио, U of T также руководствуется директивой BPS о расходах.

Ответственность заявителя , , состоит в том, чтобы понести разумные расходы и потребовать возмещения только фактических личных расходов на законную университетскую деятельность, подтвержденных подлинными квитанциями, а также предоставить утверждающему со всей необходимой документацией для оценки претензии.

2. Подписи (от руки) или в электронном виде

В зависимости от используемого метода платежа для авторизации транзакции требуется либо печатная копия подписи (и), либо электронное подтверждение (а) (т.е. Идентификатор пользователя FIS для транзакции). Электронное одобрение приемлемо, если требуется только одно одобрение. Это означает, что при отсутствии собственноручной подписи идентификатор пользователя лица, разместившего транзакцию в системе, считается утверждающим транзакцию (то есть электронным подтверждением). Если требуются две подписи (например, возмещение личных расходов), запись собственноручной подписи сотрудника на бумажном бланке является обязательной, в то время как единовременное утверждение может быть рукописным или электронным.

Подпись истца:

  • Заполненная бумажная форма возмещения личных расходов с подписью заявителя и декларацией может быть представлена ​​с приложенными оригиналами квитанций,
  • Заявитель может подписать и сделать заявление (о том, что он ознакомился с правилами Университета о возмещении расходов и подтверждает их соблюдение) на конверте с квитанциями.
  • Заявители, не являющиеся сотрудниками (например, студенты и посетители), могут прикрепить подтверждение по электронной почте или подпись из стороннего цифрового программного обеспечения, если предоставление оригинальной подписи невозможно / невозможно.
  • Распечатайте и подпишите веб-форму ERDD при использовании ERDD в веб-процессе.

Окончательное утверждение:

  • Электронное утверждение приемлемо, если утверждающий находится в сети, или
  • Если окончательный утверждающий не находится в сети, требуется некоторая форма собственноручной подписи, и рекомендуется использовать бумажный бланк с приложением оригиналов квитанций.

3. Преподаватели и сотрудники

Рекомендуется, чтобы преподавательский состав или персонал, планирующий поездку, запросили разрешение у лица, которому они сообщают. перед тем, как выделить какие-либо средства на поездку или другие возмещаемые расходы.Путешественник (вместе с потенциальным утверждающим лицом) несет ответственность за обеспечение того, чтобы любая предполагаемая поездка (или другие расходы) была необходимой, уместной, допустимой и что имелся приемлемый источник финансирования.

  • Для сотрудника это обычно означает получение письменного разрешения до бронирования поездки.
  • Для главного исследователя поездка может быть неотъемлемой частью исследования, и получение одобрения председателя перед каждой поездкой было бы непрактичным.Кроме того, главный исследователь осведомлен об условиях финансирования и часто может лучше всего определить, является ли поездка необходимой, допустимой и имеется ли источник финансирования.

Если у преподавателя или сотрудника есть какие-либо сомнения, получить разрешение на поездку или другие возмещаемые расходы заранее .

Университет не обязан возмещать сотруднику командировочные (или другие расходы), которые ранее не были утверждены. .Это могло быть в том случае, если цель поездки не считалась связанной с бизнесом, нет финансирования для покрытия расходов (например, грант закончился или перерасход) или расходы на грант не соответствуют критериям.

Ситуация, когда председатель не утвердил командировочные расходы главного исследователя, будет аналогична последствиям, когда расходы на грант не соответствуют критериям или когда грант перерасходован. Департамент будет искать другие подходящие источники финансирования и возмещения из этих источников, если они существуют.Например:

  • от другого гранта или контракта, или
  • из доли главного исследователя в накладных расходах университета или начальных расходах

Если не существует других приемлемых источников финансирования, то главный исследователь не получит компенсацию.

4. Посетители и студенты

Посетители и студенты имеют право на поездку. Эта политика распространяется на посетителей и студентов так же, как и на преподавателей и сотрудников.Например, требование предоставить оригиналы квитанций и оперативную подачу запросов на возмещение расходов в равной степени применимо к посетителям и студентам.

Объектив

Цель настоящего руководства — помочь утверждающим и заявителям определить разумность и уместность путевых расходов путем описания стандартов для ряда обычно возникающих путевых и других возмещаемых расходов.

В случаях, не предусмотренных настоящими руководящими принципами, или в необычных обстоятельствах, путешественник и утверждающее лицо должны принять решение, чтобы убедиться, что расходы являются разумными и разумными в данных обстоятельствах.Если утверждающий не уверен, он должен сначала выполнить процедуры подразделения и, при необходимости, проконсультироваться с контролером и директором финансовых служб по телефону 978-8503.

Это руководство представляет собой минимальные требования. В некоторых ситуациях факультеты / подразделения / департаменты будут устанавливать более строгие правила, чем те, которые указаны в этом руководстве. В этих ситуациях будут применяться рекомендации факультета / подразделения / департамента.

Руководящие принципы, имеющие преимущественную силу

  • Должен быть утвержденный источник финансирования расходов, и они должны во всех отношениях соответствовать условиям, связанным с финансированием,
  • Расходы, относящиеся к спонсируемым грантам, должны соответствовать этим руководящим принципам, если только руководящие принципы предоставляющего агентства (или условия конкретного гранта) не налагают более строгих ограничений.Ссылки на различные агентства-спонсоры можно найти здесь.
    • Положения и условия присуждения награды за исследования содержатся в руководящих публикациях финансирующего агентства или в сборнике финансируемых исследований (FReD), издаваемом Офисом вице-президента по исследованиям и инновациям.
    • Условия использования других средств с ограничениями, например ведомственные целевые фонды, содержатся в административном документе / сводной ведомости, подготовленной для каждого такого фонда.

Способы оплаты

Не предполагается, что преподаватель, сотрудник, посетитель или студент используют личные средства для финансирования командировочных расходов Университета до получения возмещения от Университета.

Есть четыре способа оплаты, которые путешественники могут выбрать в зависимости от того, что лучше всего подходит для их пункта назначения: 1) прямой биллинг ведомственных счетов за авиабилеты, 2) личная кредитная карта, 3) университетская туристическая карта или 4) подотчетный аванс.

Обратите внимание, что карта закупок НЕ ДОЛЖНА использоваться для оплаты туристических услуг.

1. Прямое выставление счетов на счета отдела (только авиабилеты):

Чтобы помочь преподавателям и сотрудникам, которые предпочитают вариант прямого выставления счетов, Университет организовал управление этим вариантом оплаты через Avenue Travel (Туристический центр).Туристический центр может напрямую выставить счет ведомственному счету или исследовательскому гранту на стоимость авиабилета. Форма разрешения на поездку должна быть заполнена для каждого отдельного запроса на поездку вместе с одноразовым утверждением и приложена к подробным отчетам финансового центра и / или отчетам о грантах / отчетам спонсоров для целей аудита. Обратите внимание, что бронирование авиабилета не может быть завершено с использованием этого метода выставления счетов до тех пор, пока авторизованная форма не будет получена Туристическим центром. Туристический центр ведет файл разрешений, к которому напрямую имеют доступ финансовые службы и Департамент внутреннего аудита.

После получения в письменной форме, по почте или факсу правильно заполненной и авторизованной формы разрешения на поездку Туристический центр выставляет счет непосредственно в департамент и распечатывает билет (ы). При использовании прямого выставления счетов FIS запрос на возмещение затрат не требуется, поскольку счета департаментов выставляются напрямую при бронировании поездки. Посадочный талон должен быть сохранен у путешественника и по завершении поездки должен быть предоставлен вместе со счетом Туристического центра для целей аудита.

2.Персональная кредитная карта

Личные кредитные карты можно использовать для оплаты дорожных расходов. Возмещение приемлемых затрат может быть запрошено, как только они были понесены, через форму возмещения расходов. Как правило, расходы возникают в период путешествия, и, следовательно, возмещение расходов будет предоставлено по завершении поездки; однако бывают ситуации, когда оплата командировочных расходов требуется до поездки. Некоторые примеры включают плату за конференцию, авиабилеты и сторонние сайты бронирования жилья (например,грамм. Expedia). Дополнительную информацию об этих конкретных расходах см. В разделах «Допустимые разные предметы, связанные с бизнесом» — регистрационные сборы на конференцию, авиаперелеты и железнодорожные перевозки и проживание соответственно .

3. Университетская туристическая карта:

Общий:

Предпочтительный способ оплаты для штатных сотрудников , которые регулярно путешествуют , — это использование карты университетских командировок и гостеприимства. Карточка доступна штатным сотрудникам с одобрения директора, декана, директора или председателя (или выше).Обратитесь к странице Travel and Hospitality Card на веб-сайте Службы закупок, чтобы подать заявку (включая форму заявки и инструкции по заполнению), внести изменения или аннулировать Travel and Hospitality Card.

Карта Travel and Hospitality Card должна использоваться только для гостиничных и туристических услуг. Карту покупок можно использовать для покупки товаров и услуг — см. Раздел «Карта покупок » для получения инструкций.

Университет предпочитает, чтобы сотрудники использовали проездные и гостеприимные карты везде, где это возможно, поскольку это сводит к минимуму необходимость иметь при себе наличные.Это имеет значение для безопасности отдельных путешественников и влияет на движение денежных средств для Университета. Карта Travel and Hospitality Card — самый экономичный способ финансирования университетских поездок.

Карта AMEX:

Университет заключил договор о проездных и гостеприимных картах с American Express. Эта карта предоставляет сотрудникам широкий спектр туристических льгот , включая задержку рейса и багажа, кражу и повреждение арендованного автомобиля, компенсацию за кражу в отеле / ​​мотеле и другие льготы, предлагаемые поставщиком карты университетских путешествий и гостеприимства.Карту Travel and Hospitality Card следует использовать только в деловых целях U of T.

Карта AMEX выдается на имя сотрудника, который берет на себя персональную ответственность за оплату расходов, связанных с картой. По карте предоставляется 45 дней с даты подачи выписки для оплаты счета, что дает достаточно времени для обработки требования о возмещении расходов и подачи платежа в AMEX до взимания платы за просрочку платежа. Примечание. Университет не несет ответственности за просрочку платежа и не возмещает эти расходы.

Форма возмещения расходов должна быть заполнена сотрудником и представлена ​​на утверждение после того, как расходы на поездку будут понесены или поездка будет завершена, в зависимости от того, что наступит раньше. Оригиналы квитанций должны быть приложены к отчету AMEX. (см. Как потребовать возмещение расходов).

В редких случаях может потребоваться, чтобы платеж в пользу AMEX производился непосредственно отделом университета от имени сотрудника. В этих случаях применяются стандартные правила возмещения расходов в отношении утверждений (т.е. сертификация сотрудников и одноразовое утверждение), и только те элементы, которые указаны в GTFM, могут быть утверждены и начислены на счета U of T. Кроме того, если отдел обрабатывает платеж от имени сотрудника и по какой-либо причине платеж не поступает в AMEX вовремя (например, проблемы с чеком, задержка доставки почты и т. Д.), Выплата любых возникающих штрафов за просрочку платежа ВСЕ ЕЩЕ ответственность держателя карты. Просроченные платежи рассчитываются на основе того, когда платеж был получен и обработан AMEX, а не когда документы размещены в FIS.Обработка платежа по чеку может занять до 15 рабочих дней, поэтому ответственность за получение платежа лежит на держателе карты, прежде чем будут применены штрафы за просрочку платежа. Департамент университета НЕ возмещает эти расходы.

4. Авансовый платеж

Для путешественников без карты проезда и гостеприимства, а также для тех направлений, где кредитные карты не принимаются, доступны подотчетные авансы. Использование этого способа оплаты должно быть крайне ограничено, так как это наименее экономичный способ оплаты для университета.Это требует, чтобы университет выплачивал наличные раньше, чем с помощью карты проезда и гостеприимства или личной кредитной карты.

См. Подотчетные авансы, где обсуждаются альтернативы подотчетному авансу, когда подотчетный аванс уместен / неуместен, вопросы подотчетности, связанные с этой формой платежа, и приводятся ссылки на связанные формы для получения и погашения подотчетного аванса.

Авиа и железнодорожные перевозки

1. Общие

Путешественникам следует запрашивать самый низкий из доступных тарифов во время бронирования.Обратите внимание, что самый низкий доступный тариф часто ниже, чем тариф эконом-класса, но путешественник должен учитывать, что такие низкие тарифы могут иметь ограничения, такие как непередаваемый или невозвратный тариф. По вопросам поездок на поезде обращайтесь к утвержденным поставщикам услуг по поездкам на веб-сайте Службы закупок.

Поскольку можно добиться значительной экономии, сделав предварительное бронирование, всем сотрудникам следует спланировать поездку как минимум за 14 дней до отъезда.

Покупка авиабилетов может быть возмещена, как только расходы будут понесены, т.е.е. нет необходимости ждать, пока путешествие будет завершено. Рейсы авиакомпаний будут обрабатываться как возмещение расходов, а , а не , как часть подотчетного аванса.

Как и в случае с обычным обратным рейсом, полетный билет (т. Е. Несколько полетных сегментов, приобретенных по сниженным ценам) подлежит возмещению, как только будет понесена стоимость. Покупка проездных билетов должна быть одобрена заранее, и ее следует рассматривать только в том случае, если есть высокая степень уверенности в том, что путешествие будет завершено.

Невозможно потребовать компенсацию за авиабилеты, приобретенные на баллы для часто летающих пассажиров, так как Университет возмещает только расходы из собственного кармана.

2. Личная поездка в сочетании с деловой поездкой

Когда личная поездка совмещена с деловой поездкой, сотруднику будет возмещена только деловая часть поездки по самому низкому доступному тарифу.

Если разделение деловых поездок и личных поездок неясно, напримербилет на самолет с несколькими пунктами назначения, в котором одно или несколько пунктов назначения предназначены для личных путешествий, утверждающему следует предоставить информацию о стоимости авиабилетов для «только деловой части», взятой одновременно с фактическим бронированием авиабилета. Стоимость авиабилетов для деловой части поездки будет возвращаемой суммой, если эта сумма меньше.

Например:

Сотрудник планирует посетить конференцию в Калгари, а по окончании конференции вылететь в Ванкувер на какое-то личное время.При бронировании поездки сотрудник должен:

(1) получить расценки на рейс Торонто-Калгари-Торонто. Это «деловая» часть поездки;

(2) забронировать билеты на рейс Торонто-Калгари-Ванкувер-Торонто.

При подаче запроса на возмещение, оригинал счета-фактуры на стоимость забронированного авиабилета (см. Пункт (2)) должен быть представлен вместе с расценками на полученную «деловую» часть (см. Пункт (1) выше).Ценой для «деловой» части будет сумма, подлежащая возмещению, если только фактическая сумма, уплаченная за всю поездку (см. 1), не была меньше.

Утверждающий несет ответственность за то, чтобы предложение и фактический счет были сопоставимы и отражали одинаковые условия бронирования, т.е. обе суммы были получены в один день и т. Д.

Настоятельно рекомендуется, чтобы договоренности о поездках, в которых личная поездка совмещается с деловой поездкой, доводилось до сведения утверждающего лица до для бронирования поездки.

3. Класс обслуживания

Air — Для внутренних и международных рейсов стандартный класс обслуживания — это самый дешевый тариф эконом-класса. Все другие поездки бизнес-классом и премиум-экономическим классом могут быть разрешены (например, полеты продолжительностью более 6 часов или по медицинским показаниям), если это предварительно разрешено директором школы, деканом, директором или старшим должностным лицом, перед которым подотчетен путешественник (см. 5. Утверждения раздел ниже).

Rail — Стандартный класс обслуживания — самый дешевый тариф эконом-класса.Однако в пункты назначения, где время в пути превышает 4 часа (например, Оттава или Монреаль), разрешен тариф бизнес-классом. Обоснование этого состоит в том, что стоимость железнодорожных перевозок бизнес-класса в этих случаях, как правило, будет ниже, чем стоимость проезда по воздуху, если принять во внимание включение питания в железнодорожные тарифы бизнес-класса, потенциальную экономию на поездке в аэропорт и разницу в тарифах.

4. Требование о получении

Оригиналы квитанций необходимы для оплаты авиаперелетов / поездов.Кроме того, хотя посадочный талон не требуется, в претензии необходимо предоставить другую приемлемую документацию в качестве доказательства путешествия по воздуху / железной дороге.

В оригинале квитанции должны быть указаны способ оплаты и сумма, уплаченная путешественником (например, маршрут / квитанция или подтверждение билета от авиакомпании / железной дороги). Если в оригинальной квитанции не указано доказательство оплаты, требуется дополнительное подтверждение оплаты, например копия выписки по кредитной карте.

Истец несет ответственность за предоставление необходимых доказательств путешествия по воздуху / железной дороге.Приемлемая документация для подтверждения заявки на проезд воздушным / железнодорожным транспортом включает как минимум одно из следующего:

  • Посадочный талон (бумажная или распечатанная копия изображения электронного посадочного талона, на котором четко указана информация о рейсе / поезде), или
  • счет за гостиницу в пункте назначения, или
  • квитанция на такси / транзит в / из аэропорта / вокзала назначения или
  • квитанция об обеде из пункта назначения, или
  • сертификат о посещении конференции.

Для всех поездок воздушным / железнодорожным транспортом (включая сегменты / кредиты, взятые на проездные билеты на самолет / поезд) соответствующее доказательство того, что поездка состоялась, должно быть приложено к оригинальной форме возмещения расходов или четко указано на этой форме.

5. Допуски

Как указано в разделе «Утверждения и обязанности» выше, рекомендуется получить одноразовое разрешение до любой воздушной поездки, поскольку ответственность за обеспечение того, чтобы любая предполагаемая поездка была необходима, уместна, является обязанностью путешественника (вместе с окончательным утверждающим лицом). допустимо и что существует приемлемый источник финансирования.

Авиаперелеты бизнес-классом

или премиум-экономическим классом не приветствуются, но в тех случаях, когда это будет сочтено целесообразным, до бронирования рейса необходимо получить одобрение директора школы, декана, директора, председателя или старшего должностного лица, которому путешественник сообщает. Утверждающая документация относительно запроса на одобрение должна храниться в отделе.

При оценке запроса на одобрение авиаперелета бизнес-классом или премиум-экономическим классом утверждающий должен учитывать, согласится ли представитель широкой общественности с обоснованием более высокой ставки.Примеры обстоятельств, которые могут оправдать поездку в бизнес-классе или премиум-экономическом классе, могут включать:

  • физические ограничения на длительный полетный сегмент (более 6 часов), или
  • медицинская причина, препятствующая поездке эконом-классом.

Отсутствие мест в экономическом классе из-за поздней подготовки к поездке, чего можно было бы разумно избежать за счет лучшего планирования, как правило, не рассматривается как адекватное оправдание для путешествия бизнес-классом или премиум-эконом-классом.В случае предоставления утверждения утверждающий несет ответственность за обоснование более высокой ставки / класса обслуживания.

Также рекомендуется, чтобы запросы на длительные полетные сегменты (т.е. продолжительностью более 6 часов) подавались в письменной форме руководителю подразделения (директору, декану, директору, председателю или старшему руководителю), который предоставит письменное согласие до бронирования. путешествовать. Это требование, если источник финансирования не из исследовательского гранта. Если финансирование осуществляется за счет исследовательского гранта, необходимо соблюдать соответствующую политику спонсора в отношении утверждения командировочных расходов.

Для групповых поездок счет туристического агентства обычно выставляется преподавателям или сотруднику, ответственным за разрешение / организацию поездки. Если этого человека нет в числе путешественников, он или она утвердят счет. Если это лицо является одним из путешественников, счет-фактура должен быть утвержден для оплаты лицом, которому это лицо подчиняется. Предварительное одобрение владельца КИК или Фонда подразумевается вышеуказанным одобрением.

6. Воздушный транспорт — прочее

  • Программы для часто летающих пассажиров — Сотрудники могут участвовать в программах для часто летающих пассажиров, но не должны указывать конкретные авиакомпании для накопления баллов, если только они не являются наименее дорогими из доступных тарифов.Невозможно потребовать возмещения расходов на авиабилеты, приобретенные на личные баллы для часто летающих пассажиров.
  • Страхование — Страхование отмены рейса является допустимым расходом. Дополнительная страховка (например, медицинская страховка, которая уже предоставляется университетом) не возмещается.
  • Сборы за резервирование мест — Допускаются сборы за резервирование мест.
  • Повторное подтверждение бронирования рейса — Рекомендуется повторно подтвердить бронирование и время полета перед вылетом в аэропорт.

7. Ограничения на перелеты

  • Не более двадцати пяти процентов (25%) сотрудников одного отдела могут путешествовать вместе одним рейсом.
  • Не более двадцати пяти процентов (25%) президента, вице-президентов и финансового директора могут путешествовать вместе одним рейсом.

Транспорт и парковка в аэропорту

1. Стандартный

Стандарт — это наименее дорогое средство передвижения, обеспечивающее наиболее удобный, прямой и своевременный маршрут в / из аэропорта.

2. Требование о получении

Требуемый оригинал квитанции — это квитанция поставщика, а не только квитанция по кредитной карте.

3. Прочие

Когда это наименее затратный способ передвижения, работник может потребовать километраж за использование личного автомобиля в аэропорт и из аэропорта и соответствующие расходы на парковку. См. Раздел «Использование личного автомобиля» для получения дополнительной информации.

Жилье

1. Общие

Преподаватели и сотрудники имеют доступ к тарифам Канадской ассоциации бизнес-руководителей университетов (CAUBO) в ряде гостиничных сетей и мест по всей Канаде и за рубежом.Для получения дополнительной информации см. Раздел «Национальный контракт CAUBO на отели» на веб-сайте Службы закупок.

2. Стандарт жилых помещений

Стандарт проживания — одноместный номер с собственной ванной в отеле бизнес-класса. Плата за использование роскошного жилья не возмещается.

3. Требования к квитанции

Как обычно бывает с любыми возмещаемыми расходами, заявитель должен предоставить утверждающему лицу достаточную документацию, чтобы оценить, что предметы, по которым была подана претензия, следующие:

  • законным, разумным и подходящим для осуществляемой коммерческой деятельности,
  • были понесены и оплачены лицом, запрашивающим возмещение, а
  • Заявитель на оплату проезда и гостеприимства фактически получил.

Что касается жилья, то в квитанциях заявителя должны быть указаны «доказательства проживания», а также «подтверждение оплаты» (т.е. способ оплаты, имя плательщика и уплаченная сумма). В зависимости от способа бронирования / оплаты и времени совершения платежа (например, до проживания или после проживания) тип доступной документации может отличаться, но все же должен соответствовать требованиям к документации, указанным выше.

Ниже приведены некоторые примеры различных бронирований жилья и типы подтверждающей документации, которые могут быть уместны для претензии о возмещении расходов:

Пример 1: Бронирование напрямую в отеле

Оригинал подробного отчета об отъезде гостя из отеля с указанием дат поездки (подтверждение пребывания), метода оплаты, имени плательщика и уплаченной суммы (подтверждение оплаты).Если подтверждение оплаты не представлено в квитанции о проживании в отеле, то требуется дополнительная документация, подтверждающая платеж, например копия выписки по кредитной карте.

Пример 2: бронирование через сторонний сайт бронирования (например, Expedia)

Заказы, сделанные через сторонние сайты бронирования, обычно оплачиваются заранее. Подтверждение заказа со стороннего сайта бронирования обычно включает даты поездки, способ оплаты, имя плательщика и оплаченную сумму (т.е. подтверждение оплаты). Если подтверждение оплаты не представлено в подтверждении заказа, требуется дополнительная документация, подтверждающая платеж, например копия выписки по кредитной карте. Кроме того, необходимо предоставить выписку с гостями или счет за гостиницу, полученные от принимающей организации в конце или после пребывания, с подтверждением дат пребывания в этом заведении (даже если не было понесено никаких дополнительных расходов).

Пример 3: Аренда AirBnB

Бронирование через AirBnB обычно оплачивается заранее.В подтверждении платежа должны быть указаны даты заезда и выезда, данные и местонахождение принимающей организации, а также общие расходы, включая налоги и способ оплаты (например, кредитная карта) и плательщика (например, подтверждение оплаты). Если доказательство платежа не предоставлено в счетах, предоставленных AirBnB, требуется дополнительная документация, подтверждающая платеж, например копия выписки по кредитной карте. Кроме того, потребуется документация, подтверждающая пребывание, и она может состоять из подтверждения по электронной почте / сообщения от хоста AirBnB, подтверждающего, что заявитель действительно останавливался в своем учреждении / месте жительства в течение периода подачи претензии.

4. Партнер сопровождает путешественника

Если партнер сопровождает путешественника, сумма, которую должен запросить путешественник, должна быть только самой экономичной стоимостью номера для одного человека — любые дополнительные расходы на проживание партнера не допускаются.

5. Долгосрочное проживание

Если сотруднику требуется проводить более одного месяца непрерывно в одном месте, необходимо до начала периода поездки принять соответствующие меры для подходящей аренды или питания и проживания по недельным или ежемесячным ставкам.

6. Проживание у друзей и родственников (безвозмездное проживание)

Если жилье предоставляется бесплатно, может быть сделан подарок или вознаграждение в размере до уровня, установленного Университетом. Текущее безвозмездное жилищное пособие находится здесь.

Прокат автомобилей

1. Общие

Прокатные автомобили следует использовать только в том случае, если менее дорогой транспорт недоступен. Аренда автомобиля будет разумным способом передвижения при поездках в оба конца на расстояние до 500 км.Арендованный автомобиль обычно не должен использоваться для поездок туда и обратно на расстояние, превышающее это расстояние. Если совершается поездка на большее расстояние, максимальная сумма требуемых расходов эквивалентна тарифу на авиаперелёт эконом-класса по самому прямому маршруту или по тарифу на поезд со стандартным нижним местом или местом для стоянки, в зависимости от того, что меньше.

По возможности следует использовать карту проезда и гостеприимства. Преподаватели и сотрудники имеют доступ к тарифам Канадской ассоциации бизнес-руководителей университетов (CAUBO) в ряде компаний по аренде автомобилей.Для получения дополнительной информации см. Страницу «Прокат автомобилей» на веб-сайте Службы закупок.

.

1.35.3 Правила приема и сдачи

1.35.3 Правила приема и сдачи

Механическая коробка передач

30 марта 2020

Назначение

(1) Передает обновленную версию IRM 1.35.3 «Финансовый учет, прием и прием заявок».

Существенные изменения

(1) IRM 1.35.3.1.2, Власти, удалена ссылка на Счетную палату правительства, Красную книгу, Обязательства по выделению средств.

(2) IRM 1.35.3.1.5, Управление программами, удалена ссылка на Счетную палату правительства.

Действие на другие документы

IRM 1.35.3 от 6 января 2020 г. заменен.

Аудитория

Все подразделения

Дата вступления в силу

(03-30-2020)

Урсула С. Гиллис
Финансовый директор

1.35.3.1 (10-03-2019)

Объем и цели программы

  1. Цель: Этот IRM предоставляет руководство, чтобы помочь бизнес-единицам в регистрации получения и принятия (R&A) товаров и услуг.

  2. Аудитория: весь персонал бизнес-подразделения, ответственный за обеспечение получения IRS заказанных товаров и услуг, а также за соответствие услуг требованиям контракта.

  3. Владелец полиса: Финансовый директор.

  4. Владелец программы: Директор по финансовым операциям с кредиторской задолженностью.

  5. Основные заинтересованные стороны: Все бизнес-единицы.

  6. Цели программы

    : своевременный и точный учет R&A, обеспечение надлежащей оплаты поставщикам за предоставленные товары и услуги.

1.35.3.1.1 (10-03-2019)

  1. Этот IRM описывает требования к регистрации R&A. Процесс закупки для оплаты включает обеспечение того, чтобы полученные товары и услуги соответствовали количеству и качеству, указанным в контракте с поставщиком.

1.35.3.1.2 (30.03.2020)

  1. Закон о финансовых директорах 1990 г., Pub. Л. Нет.101-576, раздел 902

  2. 31 USC 1501, Требование документальных доказательств в отношении государственных обязательств

  3. 31 USC 3512, Бухгалтерские и другие финансовые отчеты и планы исполнительного агентства

  4. 5 Свод федеральных правил (CFR) 1315: Оперативная оплата; ранее Циркуляр A-125 Управления управления и бюджета от 29 сентября 1999 г.

  5. 41 CFR, Государственные контракты и управление недвижимостью; Глава 102, Часть 102-118

  6. 41 CFR, Государственные контракты и управление недвижимостью; Глава 302, с частей 302-7 по 302-12

  7. 48 CFR 53.212, FAR, Приобретение коммерческих объектов

  8. FAR Часть 46.5, Приемка

1.35.3.1.3 (10-03-2019)

  1. В этом разделе описаны обязанности:

    1. Финансовый директор и заместитель финансового директора

    2. Заместитель финансового директора по финансовому менеджменту и заместитель младшего финансового директора по административному финансовому менеджменту

    3. Директор, АПФО

    4. Директор по системам финансового управления

    5. Директор отдела закупок

    6. Финансовый отдел

    7. Подразделения

1.35.3.1.3.1 (10-03-2019)

  1. Финансовый директор и заместитель финансового директора несут ответственность за надзор за политиками R&A и обеспечение их соответствия.

1.35.3.1.3.2 (10-03-2019)

Младший финансовый директор по финансовому менеджменту и заместитель младшего финансового директора по административному финансовому менеджменту
  1. Помощник финансового директора по финансовому менеджменту и заместитель младшего финансового директора по административному финансовому менеджменту несут ответственность за:

    1. Обеспечение соблюдения политики R&A.

    2. Наблюдение за процессами анализа и анализа для офисов финансового директора.

    3. Обеспечение политики в области исследований и разработок и рекомендаций для офисов и бизнес-единиц.

1.35.3.1.3.3 (10-03-2019)

Директор по расчетам с поставщиками финансовых операций
  1. Ответственный за АПФО:

    1. Поддержание политики R&A.

    2. Проверка деятельности по сделкам R&A.

    3. Обработка и запись платежей после правильной обработки R&A.

    4. Сопровождение анализа транзакций R&A бизнес-подразделениями и подтверждение получения конечными пользователями.

    5. Оказание помощи бизнес-подразделениям с помощью диагностических сообщений об ошибках для обеспечения своевременности анализа и анализа.

    6. Обеспечение поддержки клиентов R&A для сотрудников финансовых подразделений.

1.35.3.1.3.4 (10-03-2019)

Директор по системам финансового управления
  1. Директор отдела систем финансового менеджмента, в его обязанности входит:

    1. Поддержание доступа к ролям пользователей PPS и администрирования профилей.

    2. Помощь в поиске и устранении системных проблем, связанных с обработкой R&A.

1.35.3.1.3.5 (10-03-2019)

Директор отдела закупок
  1. Директор Управления закупок несет ответственность за:

    1. Обеспечивает руководство, касающееся роли Управления закупок в мониторинге процесса исследований и закупок на предмет точности и своевременности.

    2. Обучение всех пользователей PPS правильному выполнению транзакций R&A.

1.35.3.1.3.6 (10-03-2019)

Финансовые сотрудники отдела
  1. Ответственные за финансы подразделения:

    1. Письменное подтверждение того, что товары и услуги были получены и приемлемы в соответствии с условиями контракта, до обработки счетов-фактур.

    2. Ведение сопроводительной документации по финансовым операциям, включая регистрацию R&A.

1.35.3.1.3.7 (10-03-2019)

  1. Подразделения ответственны за:

    1. Запись R&A в PPS в течение семи календарных дней с момента получения счета APFO.

    2. Поддержка требований соответствия программе и процессу обзора (PPR) для получения документации до подачи заявки на R&A.

    3. Сохранение файловых копий правильно отформатированной вспомогательной документации R&A, включая даты исполнения, и пересылка в APFO при необходимости.

1.35.3.1.4 (10-03-2019)

Управление программами и обзор
  1. Существует процесс анализа и анализа, чтобы гарантировать, что товары и услуги должным образом зарегистрированы в PPS для поддержки платежей.

  2. Эффективность программы: Управление программой измеряет тенденции и своевременность регистрации записей R&A в модуле PPS, чтобы обеспечить своевременную выплату процентов в размере 99% в соответствии с указаниями Министерства финансов.

1.35.3.1.5 (30.03.2020)

  1. Эти методы контроля и цели включают:

    1. Разделение обязанностей: установлено для обязательств, учета R&A в модуле PPS и кредиторской задолженности, на основе ограничений ролей.

    2. Процесс утверждения: все платежи, превышающие 2500 долларов США, должны проходить процесс утверждения.

    3. Аудит: Регулярное тестирование внутреннего контроля проводится в течение года наряду с ежегодными аудитами.

1.35.3.1.5.1 (10-03-2019)

  1. Закон о своевременных платежах, кодифицированный в 5 CFR Part 1315 «Оперативная оплата», требует, чтобы федеральные агентства своевременно оплачивали действительные счета или уплачивали штрафы по процентам в случае задержки платежей. IRS также должно гарантировать, что скидки применяются только тогда, когда платежи производятся в установленные даты скидок.

  2. Если в контракте не указан срок платежа, срок платежа по счету составляет 30 дней с даты получения APFO надлежащего счета-фактуры или даты приема товаров и услуг.

  3. Закон о своевременных платежах не применяется к транзакциям IPAC.

1.35.3.1.5.2 (10-03-2019)

  1. Руководящие принципы R&A следующие:

    1. Поступление товаров и услуг должно быть введено в модуль PPS после получения товаров и услуг, но не позднее, чем через семь календарных дней после получения надлежащего счета-фактуры в APFO.

    2. В качестве даты получения следует использовать фактический день получения товаров и услуг, и необходимо вести подтверждающую документацию.

    3. Приемка товаров и услуг должна быть внесена в PPS, как только будет проведена проверка качества, но не позднее, чем через семь календарных дней после получения надлежащего счета-фактуры в APFO, если контракт не предусматривает более длительный период приема.

    4. Фактический день приемки должен использоваться при записи даты приемки в PPS, и должна сохраняться подтверждающая документация. Та же документация, которая использовалась для получения, может быть использована для приемки, если в ней указано, что товары и услуги приемлемы в соответствии с условиями контракта.

  2. Любое отклонение от стандартов регистрации R&A IRS должно быть аннотировано в контракте, четко излагая договорные требования к стандартам R&A, согласованные между IRS и поставщиком.

1.35.3.1.5.3 (10-03-2019)

Напоминания о финансовых операциях по счетам к оплате
  1. Раздел APFO уведомит бизнес-подразделение о получении счета, чтобы гарантировать, что R&A завершится не позднее, чем через семь календарных дней с даты получения счета.Если товары и услуги не были получены или неприемлемы, счет-фактура считается ненадлежащим, и APFO вернет его и уведомит продавца.

1.35.3.1.6 (10-03-2019)

  1. К данной программе применяются следующие термины и определения.

    1. Принятие — Подтверждение уполномоченным государственным должностным лицом того, что полученные товары и оказанные услуги соответствуют требованиям контракта.

    2. Дата приемки — Дата выполнения требований по обеспечению качества и соблюдения условий контракта для поставленных товаров и выполненных услуг.

    3. Дата завершения — Дата, когда транзакция IPAC была успешно обработана системой IPAC.

    4. Контракт — взаимно обязательное юридическое соглашение, обязывающее продавца предоставить товары или услуги (включая строительство), а покупателя — оплатить их.

    5. Заказ на поставку — Заказ на поставку по установленному контракту или с государственными источниками.

    6. Назначенный офис агентства — Офис, указанный в заказе на поставку, контракте, заказе на поставку или другой операции, связанной с закупками, для получения счетов-фактур поставщиков.

    7. Назначенное утверждающее должностное лицо — Лицо, которому предоставлены утверждающие полномочия, обычно в бизнес-подразделении или программном офисе.

    8. Система визуализации документов — Система, используемая для сканирования бумажных счетов-фактур в систему Kofax. Файлы создаются и подключаются к IFS, который создает документы запаркованных счетов.

    9. Интегрированная финансовая система (IFS) — Официальная система административного финансового управления IRS.

    10. Система внутригосударственных платежей и взысканий (IPAC) — Стандартизированный механизм межведомственного перевода средств для агентств федеральных программ.IPAC облегчает внутриправительственный перевод средств с описательными данными от одного федерального программного агентства к другому.

    11. Модуль закупок для государственного сектора (PPS) — Автоматизированная система, которая передает действия по закупкам, включая R&A, в IFS.

    12. Покупка заказ — Предложение правительства о покупке товаров или услуг, включая строительство, исследования и разработки, на определенных условиях и с использованием упрощенных процедур приобретения.

    13. Квитанция — Подтверждение того, что правительство получило товары и услуги.

    14. Дата получения — Дата фактической поставки товаров и услуг по контракту.

    15. Продавец — Юридическое лицо или сторона, предоставляющая товары и услуги.

1.35.3.1.7 (10-03-2019)

  1. К данной программе применяются следующие сокращения.

    АКРОНИМ ОПИСАНИЕ
    APFO Счета к оплате Финансовые операции
    CFR Свод федеральных правил
    CLIN Номер позиции контракта
    CO Сотрудник по контрактам
    FAR Постановление о федеральных закупках
    IFS Интегрированная финансовая система
    IPAC Внутригосударственные платежи и сборы
    POP Срок исполнения
    PPS Закупки для государственного сектора
    R&A Прием и приемка
    SF Стандартная форма
    USC Код США

1.35.3.1.8 (10-03-2019)

  1. IRM 1.22.6, Управление транспортом

  2. IRM 1.32.13, Программа услуг по переселению

  3. IRM 1.35.4, Программа покупок

  4. IRM 1.35.5, Авансы, предоплата и прочие активы

  5. IRM 1.35.24, Установление обязательств и обязательств IRS

1.35.3.1.9 (10-03-2019)

  1. Следующая таблица содержит формы, на которые есть ссылка в этом IRM.

    ФМС

    НОМЕР НАЗВАНИЕ
    Форма 197

.

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о